Secretaire Medicale - Consultations et Hospitalisations Gynecologie - Maternite H/F - Fédération Hospitalière de France Carcassonne - 11

Descriptif

Descriptif du poste :

Intitulé du poste

SECRETAIRE MEDICALE

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20

Unité Fonctionnelle

Pôle

CONSULTATIONS et HOSPITALISATIONS GYNECOLOGIE - MATERNITE

FEMMES-ENFANTS

Localisation du poste de travail

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d'intervention

Centre Hospitalier de Carcassonne

Présentation du service d'affectation

SECTEUR FEMMES-ENFANTS

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste

Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie.

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs.

Descriptions des missions principales (non exhaustives)

CONSULTATIONS

ACCUEIL
- Accueil physique :
- Accueil des patients,
- Vérification des données administratives du patient,
- Vérification des documents médicaux du patient,
- Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
- Délivrance des courriers, ordonnances.
- Accueil téléphonique :
- Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,
- Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans.

ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAU- Saisie de l'activité médicale,
- Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour.

GESTION DU DOSSIER
- Importation/Numérisation des documents, courriers et bilans.

PRODUCTION DE DOCUMENTS
- Courriers, ordonnances, certificats, administratifs, documents types pour le service

GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION
- Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
- Reprogrammer les rendez-vous en cas d'absence des médecins.

AUTRES
- Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
- Demandes de réparations sur ASSET+.
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Gestion du tableau de bord des médecins,
- Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents).

LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).
- Chef de Pôle,
- Chef d'UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- SF coordonnateur en maïeutique,
- SF coordinatrice,
- Cadre de Santé du service.

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

EXTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d'Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

CONNAISSANCES

Bureautique - Secrétariat

Codage des actes

Communication

Droits des usagers, patients

Organisation et fonctionnement interne

Réglementation des archives

Terminologie médicale

SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

Rédaction et mise en forme de documents

Capacité d'analyse et de priorisation

Travail en équipe et en réseau

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

Secret professionnel Droit de réserve

SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation

Patience

Rigueur

Sens de la collaboration, du travail en équipe

Exemplarité

Réserve

Implication

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Profil

Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Conditions d'exercice

Rythme de travail :

JOUR à Amplitude : 07H40

Exigences relationnelles :
- Travail en équipe mutualisation consultations/hospitalisations,
- Adaptabilité,
- Gestion des communications.

Autres :

Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie.

Logiciels utilisés :

CROSSWAY (UNIT RDWIN),

Word, Excel

CPAGE,

Logiciel Archives,

Internet et Intranet,

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire

Mme ELOY Véronique

Attachée d'Administration Hospitalière

Responsable des secrétariats médicaux

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

**.**.**.**.**

[email protected]

Profil recherché :

Pré requis obligatoires :

· Savoir-être,

· Aisance à la saisie des comptes rendus,

· Maîtrise de la terminologie médicale.

Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,

Maîtrise de la fonction d'accueil,

Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

æ Compétences sociales :

Travail en équipe,

Transmission de l'information,

Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

Facilités d'adaptation à la polyvalence.

Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationelles