Secretaire Medicale - Consultations et Hospitalisations Gynecologie - Maternite H/F - Fédération Hospitalière de France Carcassonne - 11
- Bac +2
- Service public hospitalier
Descriptif
Descriptif du poste :
Intitulé du poste
SECRETAIRE MEDICALE
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20
Unité Fonctionnelle
Pôle
CONSULTATIONS et HOSPITALISATIONS GYNECOLOGIE - MATERNITE
FEMMES-ENFANTS
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Centre Hospitalier de Carcassonne
Présentation du service d'affectation
SECTEUR FEMMES-ENFANTS
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie.
Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs.
Descriptions des missions principales (non exhaustives)
CONSULTATIONS
ACCUEIL
- Accueil physique :
- Accueil des patients,
- Vérification des données administratives du patient,
- Vérification des documents médicaux du patient,
- Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
- Délivrance des courriers, ordonnances.
- Accueil téléphonique :
- Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,
- Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans.
ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAU- Saisie de l'activité médicale,
- Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour.
GESTION DU DOSSIER
- Importation/Numérisation des documents, courriers et bilans.
PRODUCTION DE DOCUMENTS
- Courriers, ordonnances, certificats, administratifs, documents types pour le service
GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION
- Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
- Reprogrammer les rendez-vous en cas d'absence des médecins.
AUTRES
- Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
- Demandes de réparations sur ASSET+.
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Gestion du tableau de bord des médecins,
- Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents).
LIENS HIERARCHIQUES
HIERARCHIE ADMINISTRATIVE
HIERARCHIE FONCTIONNELLE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).
- Chef de Pôle,
- Chef d'UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- SF coordonnateur en maïeutique,
- SF coordinatrice,
- Cadre de Santé du service.
LIENS FONCTIONNELS
INTERNES
EXTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d'Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Intitulé
Niveau recherché
S
A
M
E
CONNAISSANCES
Bureautique - Secrétariat
Codage des actes
Communication
Droits des usagers, patients
Organisation et fonctionnement interne
Réglementation des archives
Terminologie médicale
SAVOIR FAIRE
Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers
Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone
Rédaction et mise en forme de documents
Capacité d'analyse et de priorisation
Travail en équipe et en réseau
Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers
Secret professionnel Droit de réserve
SAVOIR ETRE
Qualité d'adaptation
Patience
Rigueur
Sens de la collaboration, du travail en équipe
Exemplarité
Réserve
Implication
X
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil
Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
Conditions d'exercice
Rythme de travail :
JOUR à Amplitude : 07H40
Exigences relationnelles :
- Travail en équipe mutualisation consultations/hospitalisations,
- Adaptabilité,
- Gestion des communications.
Autres :
Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie.
Logiciels utilisés :
CROSSWAY (UNIT RDWIN),
Word, Excel
CPAGE,
Logiciel Archives,
Internet et Intranet,
Contacts
Service demandeur
Gestionnaire
Mme ELOY Véronique
Attachée d'Administration Hospitalière
Responsable des secrétariats médicaux
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
**.**.**.**.**
[email protected]
Profil recherché :
Pré requis obligatoires :
· Savoir-être,
· Aisance à la saisie des comptes rendus,
· Maîtrise de la terminologie médicale.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
Maîtrise de la fonction d'accueil,
Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
Travail en équipe,
Transmission de l'information,
Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
Facilités d'adaptation à la polyvalence.
Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationelles
Descriptif du poste :
Intitulé du poste
SECRETAIRE MEDICALE
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20
Unité Fonctionnelle
Pôle
CONSULTATIONS et HOSPITALISATIONS GYNECOLOGIE - MATERNITE
FEMMES-ENFANTS
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Centre Hospitalier de Carcassonne
Présentation du service d'affectation
SECTEUR FEMMES-ENFANTS
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie.
Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs.
Descriptions des missions principales (non exhaustives)
CONSULTATIONS
ACCUEIL
- Accueil physique :
- Accueil des patients,
- Vérification des données administratives du patient,
- Vérification des documents médicaux du patient,
- Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
- Délivrance des courriers, ordonnances.
- Accueil téléphonique :
- Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,
- Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans.
ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAU- Saisie de l'activité médicale,
- Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour.
GESTION DU DOSSIER
- Importation/Numérisation des documents, courriers et bilans.
PRODUCTION DE DOCUMENTS
- Courriers, ordonnances, certificats, administratifs, documents types pour le service
GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION
- Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
- Reprogrammer les rendez-vous en cas d'absence des médecins.
AUTRES
- Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
- Demandes de réparations sur ASSET+.
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Gestion du tableau de bord des médecins,
- Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents).
LIENS HIERARCHIQUES
HIERARCHIE ADMINISTRATIVE
HIERARCHIE FONCTIONNELLE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).
- Chef de Pôle,
- Chef d'UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- SF coordonnateur en maïeutique,
- SF coordinatrice,
- Cadre de Santé du service.
LIENS FONCTIONNELS
INTERNES
EXTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d'Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Intitulé
Niveau recherché
S
A
M
E
CONNAISSANCES
Bureautique - Secrétariat
Codage des actes
Communication
Droits des usagers, patients
Organisation et fonctionnement interne
Réglementation des archives
Terminologie médicale
SAVOIR FAIRE
Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers
Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone
Rédaction et mise en forme de documents
Capacité d'analyse et de priorisation
Travail en équipe et en réseau
Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers
Secret professionnel Droit de réserve
SAVOIR ETRE
Qualité d'adaptation
Patience
Rigueur
Sens de la collaboration, du travail en équipe
Exemplarité
Réserve
Implication
X
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil
Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
Conditions d'exercice
Rythme de travail :
JOUR à Amplitude : 07H40
Exigences relationnelles :
- Travail en équipe mutualisation consultations/hospitalisations,
- Adaptabilité,
- Gestion des communications.
Autres :
Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie.
Logiciels utilisés :
CROSSWAY (UNIT RDWIN),
Word, Excel
CPAGE,
Logiciel Archives,
Internet et Intranet,
Contacts
Service demandeur
Gestionnaire
Mme ELOY Véronique
Attachée d'Administration Hospitalière
Responsable des secrétariats médicaux
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
**.**.**.**.**
[email protected]
Profil recherché :
Pré requis obligatoires :
· Savoir-être,
· Aisance à la saisie des comptes rendus,
· Maîtrise de la terminologie médicale.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
Maîtrise de la fonction d'accueil,
Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
Travail en équipe,
Transmission de l'information,
Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
Facilités d'adaptation à la polyvalence.
Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationelles
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