Assistant·e Administratif·ve & Financier·ère H/F - Iimm / Association Metis Aubagne - 13

En lien avec la directrice de l'IIMM, les missions de l'assistant.e administratif.ve et financier.ère sont réalisées en conformité avec la démarche qualité Qualiopi et s'articulent autour de :

1 - Gestion administrative :
- Participer à l'accueil physique des élèves, enseignants, adhérents, partenaires publics ou privés et administrateurs
- Gérer les courriers, emails et communications diverses et diffusion d'informations
- Organiser et préparer les réunions : convocations, comptes rendus
- Tenir à jour les dossiers administratifs et les bases de données de l'association
- Assurer la gestion documentaire : archivage, classement et respect des normes... RGPD
- Veiller à la bonne tenue des registres obligatoires de l'association
- Superviser les adhésions : gestion des inscriptions, suivi des cotisations et actualisation
- Préparer les documents administratifs et les supports de communication destinés aux partenaires et aux institutions

2 - Gestion financière :
- Suivre la comptabilité courante : émission de factures, saisie des pièces comptables, rapprochements bancaires, suivi de la caisse.
- Participer à la préparation des budgets et assurer le suivi budgétaire.
- Gérer les paiements, les dépenses et les encaissements
- Collaborer avec le commissaire aux comptes et l'expert-comptable lors des bilans
- Rechercher et suivre les subventions ou financements externes.
- Préparer, suivre et faire le bilan des dossiers de demandes de prise en charge (OPCO)
- Préparation des documents relatifs à la facturation des prestations de la formation

3 - Ressources humaines :
- Gérer les dossiers du personnel : contrats, fiches de paie, congés, absences, et suivi des évolutions de carrière.
- Veiller à l'application des obligations sociales et légales, en s'assurant du respect des normes en matière de droit du travail à échelle nationale et internationale.
- Assister au processus de recrutement : rédaction et diffusion des offres d'emploi, tri des candidatures, planification et participation aux entretiens.
- Organiser et superviser l'intégration des nouveaux employés ou bénévoles : création des dossiers, présentation de l'association, formation initiale.
- Participer au développement des compétences du personnel : planification des formations, suivi des besoins individuels et organisation des sessions de montée en compétence.
- Mettre en place et suivre des outils d'évaluation des performances et du bien-être des salariés et bénévoles.
- Faciliter la communication interne et contribuer à un environnement de travail positif et collaboratif.
- Gérer les dossiers de candidatures : réception, tri, enregistrement des dossiers dans l'application dédiée
- Transmettre les dossiers aux enseignants en vue des sélections
- Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour les admissions

4 - Support opérationnel :
- Coordonner les activités logistiques liées à l'organisation des formations :
- Gestion des plannings, calendrier des formations, emplois du temps avec les enseignants, la directrice et les conservatoires.
- Attribuer et réserver les salles au regard des emplois du temps communiqués
- Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes
- Assurer une interface efficace avec les adhérents et partenaires extérieurs.
- Informer la communauté du planning et des modifications éventuelles par voie d'affichage, mailing...
- Gérer les demandes logistiques auprès des des services en lien avec l'institut : remise de clés, matériel, photocopies.
- Assurer la logistique des enseignants en cursus & master-class (déplacements, restauration, logement)
- Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Logiciels comptables, Anglais niveau avancé B2,Comptabilité analytique, Fiscalité, Procédure budgétaire, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Animer, coordonner une équipe, Assurer la gestion administrative d'une activité, Élaborer des tableaux de bord, Enregistrer les recettes d'une entreprise, Établir des déclarations fiscales et sociales, Établir un contrat de travail, Établir un état de rapprochement bancaire, Établir un reporting de trésorerie, Préparer les éléments constitutifs de la paie, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.