Bfc 20033 - Assistant Administratif H/F - Région Bourgogne Franche-Comté Besançon - 25

DESCRIPTIF DU POSTE

SECRETARIAT

Gestion logistique des activités du service (chrono, agendas, accueil téléphonique)

Gérer le courrier entrant et sortant du service (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)

Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus

Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires du service

Assurer une veille sur les courriers en attente de réponse et en attente de retour de validation interne

ORGANISATION

Organiser réunions et déplacements

Participer à l'organisation et à l'accueil des manifestations évènementielles de la direction et notamment le suivi des commandes (devis, lettres de commandes, engagement, service fait et liquidation)

ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Participer à l'instruction administrative des dossiers de demandes de subventions en lien avec les chargés de mission

Préparer les dossiers thématiques pour les réunions

Etablir des tableaux de bord financiers pour les programmes suivis plus particulièrement, sous coordination des chargés de gestion du service

Saisir et mettre en forme les notifications, demander la création de tiers

COMMUNICATION

Donner une information de premier niveau concernant les dossiers et les dispositifs aux interlocuteurs externes : aide au dépôt de dossier

Assurer l'accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l'accueil physique (réunions, rendez-vous)

Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes

Polyvalence souhaitée dans l'organisation et la présence entre assistants administratifs au sein de la direction

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES ATTENDUES

Accueil physique et téléphonique

Maîtrise des outils bureautiques

Qualité d'expression écrite et orale

APTITUDES REQUISES

Capacité d'organisation

Respect des délais impartis

Sens du travail en équipe

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Poste localisé à Besançon.

Avantages : horaires souples, jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine, jusqu'à 23 jours de RTT / an, chèques déjeuner, association du personnel, participation complémentaire santé, autres prestations sociales...

Intégrer la Région Bourgogne-Franche-Comté, c'est bénéficier de conditions de travail enviables. Le dernier baromètre social de 2023 le montre bien : plus de 80% des votants ont mis en avant la motivation à gérer leurs missions, les conditions de travail appréciées, l'autonomie pour réaliser les activités et des relations de travail satisfaisantes.

La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.

Le jury de recrutement aura lieu le mardi 18 février matin à Besançon.

Avec huit sites inscrits au patrimoine mondial de l'UNESCO, la région Bourgogne-Franche-Comté est reconnue dans le monde entier pour son patrimoine architectural, culinaire et pour son art de vivre. Elle est également le berceau de groupes industriels de taille mondiale.

Avec un budget d'1.9 milliard d'Euros et un peu moins de 4600 agents, la Région, présente sur tout le territoire, agit au quotidien pour toutes et tous. De la formation des demandeurs d'emplois à la transition énergétique, du développement économique aux transports, des lycées à l'agriculture, de la jeunesse aux fonds européens, du sport au tourisme, elle intervient dans le cadre de ses compétences obligatoires, facultatives ou partagées avec les autres collectivités.

Au sein de la Direction de l'Aménagement du Territoire - Service Développement Territorial, votre mission sera de :

Organiser et coordonner l'environnement administratif du service, assurer le secrétariat, l'accueil et la gestion administrative