Bfc 20033 - Assistant Administratif H/F - Région Bourgogne Franche-Comté Besançon - 25
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
DESCRIPTIF DU POSTE
SECRETARIAT
Gestion logistique des activités du service (chrono, agendas, accueil téléphonique)
Gérer le courrier entrant et sortant du service (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires du service
Assurer une veille sur les courriers en attente de réponse et en attente de retour de validation interne
ORGANISATION
Organiser réunions et déplacements
Participer à l'organisation et à l'accueil des manifestations évènementielles de la direction et notamment le suivi des commandes (devis, lettres de commandes, engagement, service fait et liquidation)
ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Participer à l'instruction administrative des dossiers de demandes de subventions en lien avec les chargés de mission
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Etablir des tableaux de bord financiers pour les programmes suivis plus particulièrement, sous coordination des chargés de gestion du service
Saisir et mettre en forme les notifications, demander la création de tiers
COMMUNICATION
Donner une information de premier niveau concernant les dossiers et les dispositifs aux interlocuteurs externes : aide au dépôt de dossier
Assurer l'accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l'accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes
Polyvalence souhaitée dans l'organisation et la présence entre assistants administratifs au sein de la direction
SECRETARIAT
Gestion logistique des activités du service (chrono, agendas, accueil téléphonique)
Gérer le courrier entrant et sortant du service (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires du service
Assurer une veille sur les courriers en attente de réponse et en attente de retour de validation interne
ORGANISATION
Organiser réunions et déplacements
Participer à l'organisation et à l'accueil des manifestations évènementielles de la direction et notamment le suivi des commandes (devis, lettres de commandes, engagement, service fait et liquidation)
ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Participer à l'instruction administrative des dossiers de demandes de subventions en lien avec les chargés de mission
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Etablir des tableaux de bord financiers pour les programmes suivis plus particulièrement, sous coordination des chargés de gestion du service
Saisir et mettre en forme les notifications, demander la création de tiers
COMMUNICATION
Donner une information de premier niveau concernant les dossiers et les dispositifs aux interlocuteurs externes : aide au dépôt de dossier
Assurer l'accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l'accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes
Polyvalence souhaitée dans l'organisation et la présence entre assistants administratifs au sein de la direction
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