Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Bge Bretagne Brest - 29

BGE Bretagne est opérateur économique de plusieurs marchés publics d'accompagnement. Parmi eux : Activ Créa Emergence (France Travail), dispositif Pass Création (Région Bretagne), prestation conseil création d'entreprise (Agefiph), accompagnement des travailleurs indépendants allocataires du RSA (Conseil départemental des Côtes d'Armor et d'Ille-et-Vilaine), etc.

En savoir plus : https://www.bge-bretagne.com/ et http://****/company/bgebretagne

Sous la responsabilité du Directeur Général, l'Assistant(e) administratif(ve) occupe les missions suivantes :

Accueil
- Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires, des fournisseurs.
- Prise de RDV sur l'outil de gestion Agenda, pré-saisie des porteurs de projet dans l'outil de gestion interne
- Traitement des courriels

Missions administratives
- Gestion de marchés (contrôler des procédures, des données, des livrables, assurer le reporting.)
- Programmation (sessions individuelles et collectives)
- Gestion et organisation des agendas des conseillers
- Envoi de convocations aux bénéficiaires

Missions de support
- Appui à l'ensemble du personnel sur l'utilisation des outils (Pack Office, outils de gestion) et des matériels (téléphones, ordinateurs, copieurs...)
- S'assure de la fiabilité des informations saisies dans les applicatifs (outil de gestion, tableaux de suivi...)
- Appui à la création et mise à jour des procédures à destination des équipes

Par sa polyvalence et sa disponibilité, et en complète adéquation avec ses collègues du pôle Secrétariat Général, l'assistant(e) administratif(ve) est au coeur du bon fonctionnement de BGE. Touche-à-tout disposant d'une bonne vision d'ensemble de l'association et dans l'idéal du secteur d'activité de la formation professionnelle.

Il s'agit principalement d'un travail de bureau et de relationnel, avec pour principaux outils un ordinateur, un téléphone et. un dynamisme, des capacités relationnelles et d'adaptation à toutes épreuves.

Pour mener à bien ces missions, l'Assistant(e) administratif(ve) s'appuie sur :

Ses savoirs-être
Les missions qui vous sont confiées nécessitent que vous sachiez faire preuve d'adaptation et d'un grand sens de l'organisation. Rigoureux(se), doué(e) d'initiatives et pluridisciplinaire, vous savez vous adapter à toutes les situations, y compris les plus urgentes.
Polyvalence, rigueur, autonomie et sens de l'initiative sont des qualités essentielles pour réussir pleinement dans ce poste.
Bien évidemment, les missions confiées nécessitent également de la discrétion, de la diplomatie, de l'empathie.

Ses savoir-faire
Une très bonne communication, écrite comme orale, est indispensable, tout comme une excellente maîtrise des outils informatiques de base.
Vos capacités à prendre en main et maîtriser des outils informatiques spécifiques (bases de données multiples) sont réelles.
Une appétence confirmée aux outils digitaux modernes serait un vrai plus (applications spécifiques.).

CANDIDATURE complète (CV + Lettre de motivation).

Experience : 12 Mois

Compétences : Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

BGE est le 1er réseau d'accompagnement et d'aide à la création d'entreprise. Depuis 45 ans, BGE conseille, forme et appuie les créateurs d'entreprises dans leur démarrage et leur développement (TPE). Notre association est un organisme de formation spécialisé dans la création d'entreprise et le développement des TPE.

Sur nos 31 implantations, nos conseillers-formateurs accueillent femmes et hommes, de toute catégorie socioprofessionnelle, porteurs d'une envie, d'une idée, d'un projet d'entreprise, dans tout secteur d'activité. Ces personnes sont accompagnées à chaque étape de la création.