Assistant·e de Direction du Département Systèmes Biologiques BiosDu Cirad H/F - CIRAD Montpellier - 34

Le Cirad recherche, en CDI, un.e assistant.e de direction pour le département BIOS : Systèmes Biologiques.
Vous souhaitez vous challenger et contribuer activement à la gestion administrative et de direction d'un département Scientifique au Cirad ? : Rejoignez la direction du département BIOS, composée de 2 assistantes et d'une équipe de direction de 4 personnes (Dir, Dir.Adj et 2 Adj.Dir) !
Placé.e sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de département, vous aurez la possibilité de vous épanouir dans un environnement stimulant et dynamique en lien avec les enjeux et défis scientifiques du Cirad. Ceux du département Bios sont en particulier tournés vers des recherches sur le vivant, la biodiversité, la santé des plantes, des animaux et de l'environnement, et l'amélioration et adaptation des plantes face notamment aux enjeux climatiques.
Vous avez le sens du relationnel et un souhait d'interagir avec des personnes issues de différents services ? Dans le cadre de vos missions, vous aurez en charge des activités administratives diversifiées en appui à l'équipe de direction et en interaction fréquente avec les directions d'unités, les salarié.es et les services d'appui.
Votre sens de l'équipe sera mis à profit pour assurer le bon fonctionnement du secrétariat de l'équipe de Direction du département en étroite collaboration avec les autres assistantes de la Direction :
Plus particulièrement vos activités consisteront à :
- Gérer et traiter la messagerie du département : analyse de l'information, diffusion ciblée aux membres de l'équipe les plus concernés (discernement des informations diffusables/confidentielles), rédaction des réponses pour la direction, classement,
- Gérer les agendas partagés des membres de la direction de département, gestion des contacts internes et externes nécessaires à cette organisation,
- Rédiger les courriers, ordres du jour et les comptes-rendus de différentes réunions, les diffuser,
- Organiser les différents rendez-vous avec l'équipe et/ou un membre de l'équipe de direction (présentiels et/ou distanciel),
- Gérer les dossiers administratifs et leur classement.
Vous vous sentez à l'aise et aimez organiser des événements ? : l'une de vos missions sera de prendre en charge l'organisation de réunions, d'ateliers, de séminaires, et la gestion de leur suivi sur les périmètres variés comme :
- La Stratégie et gouvernance d'établissement : réunions hebdomadaires (4D) ou annuelles (IntraDirBios) de l'équipe de direction, préparation des points à traiter et suivi,
- Le Pilotage des unités : CODEP (Collège de DEPartement) et réunions bilatérales (organisation des ordres du jour, suivi des prises de décisions...),
- L'Animation scientifique du département : Ateliers scientifiques,
- Les Projets contractuels et budget des unités : Notifications budgétaires, Projections financières,
- Assurer les liens avec les services d'appui : SAF (Services des affaires financières), RH.

Vous contribuerez également à l'organisation logistique de la réunion annuelle du département dans le cadre des journées Cirad
Vous participerez à la gestion RH et notamment pour :
- Planifier les différents RDV avec la direction notamment les entretiens annuels, les rencontres avec les nouveaux.elles recruté.es, les demandes de RDV des salarié.es, la programmation des jurys de recrutements...,
- Suivre les demandes de validation des dossiers du département (signatures des dossiers accueils, des contrats...) et les transmettre aux services concernés.
Volet communication :
- Vous mettrez à jour le site intranet du département et les espaces documentaires (Alfresco...).

Minimum Bac +2 (BTS/DUT) Bac +3

La personne recrutée devra posséder les aptitudes suivantes :

Savoir-être :
- Autonomie et rigueur, capacité à prendre des initiatives et être force de proposition
- Avoir de bonnes qualités relationnelles, savoir travailler en équipe, en réseau
- Sens aigu de la confidentialité
- Capacité d'adaptation aux évolutions (organisationnelles, technologiques) et aux différents interlocuteurs (internes, externes...)
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service, être réactif et assidu
- Avoir des capacités à coordonner les informations et les restituer

Savoirs :
- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un organisme de recherche
- Maîtriser les techniques et outils administratifs (outils bureautiques, messagerie, internet...)
- Connaître la réglementation générale et les procédures internes des domaines traités
- Posséder une connaissance en anglais pour rédiger courriers et mails

Savoir-faire :
- S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)
- Créer des outils pour faciliter l'activité de la Direction
- Réaliser des comptes-rendus de réunion
- Coordonner les informations et les données
- Proposer des améliorations de procédures internes
- Préparer et suivre les dossiers de la direction

Le Cirad (Centre de Coopération Internationale en Recherche Agronomique pour le Développement) produit et transmet de nouvelles connaissances pour accompagner l'innovation et le développement agricole dans les pays du Sud avec ses partenaires.

Il a pour objectif prioritaire de bâtir une agriculture durable des régions tropicales et méditerranéennes, adaptée aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'êtres humains en 2050, tout en préservant l'environnement.

En savoir plus sur le Cirad : www.cirad.fr