Secrétaire Administrative et Technique du Bâtiment H/F - Societe Doloise de Peinture Foucherans - 39

Le secrétaire administratif occupe un poste clé dans l'entreprise. Il est polyvalent et a la responsabilité de nombreuses tâches.

LES MISSIONS
- Accueillir les visiteurs.
- Répondre aux clients et aux fournisseurs.
- Rédiger les courriers.
- Suivre des dossiers (envoi, tri, classement et archivage)
- Gérer les communication (Standard téléphonique, emails, courriers, contact client/fournisseur/prestaires,.)
- Gérer les commandes (Demande de prix, commandes de matériaux, suivi et enregistrement)
- Création et gestion des dossiers chantiers dans l'ERP (enregistrement des chantiers, édition des situations, suivi de facturation,.)
- Gestion des DT/DICT
- Assurer le suivi, le contrôle et l'affichage des plannings d'activité (absences, rendez-vous, réunions de chantier, formation, visites médicales.)
- Analyser les documents administratifs liés aux chantiers (Acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques et particulières, plans, planning,.)
- Gérer les installations de chantier (autorisations branchements électrique, eau, occupation de de voirie, vérification échafaudage,.)
- Editer et diffuser les tableaux de bords nécessaires au suivi de chantier
- Etablir les devis, les DOE.
- Gérer les badges autoroutes, des cartes carburants, des boîtiers de géolocalisation, du matériel électrique, des garanties,.)
- Gérer les contrats de sous-traitance et DC4

LES QUALITES REQUISES
- Discrétion, honnêteté, fidélité et loyauté (ne pas partager à autrui les informations et données de l'entreprise, protéger les intérêts de la société,.)
- Rigueur et polyvalence (travail assidu et respect des horaires, suivi de plusieurs tâches simultanément, faire face aux imprévus)
- Autonomie, précision et technicité (Gestion de son temps de travail et de ses tâches, résultats précis et conformes)
- Esprit logique, méthodique et commercial (Maîtrise des chiffres et du calcul, application des procédures et approches commerciales)
- Relationnel (avoir le sens du contact, être à l'écoute des autres, temporiser les éventuels désaccords)
- Communication (expression orale et écrite correcte sans faute d'orthographe)
- Connaissance (réglementation en vigueur, outils informatiques et nouvelles technologies, matériaux utilisés dans le bâtiment et leurs applications)

Experience : 1 An(s) - dans le domaine du Bâtiment

Compétences : Gestion administrative du courrier, Comptabilité générale, Droit du travail, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Travaux de peinture et vitrerie

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.