748 - Assistant·e Administratif·ve de la Cemma H/F - Département Meurthe et Moselle Nancy - 54

Appui à l'organisation et la gestion de l'activité

- Participe au traitement des appels téléphoniques (internes/externes) de la CEMMA selon l'organisation établie par la responsable

- Gère et enregistre le courrier entrant et sortant, trie les ordonnances et jugements, assure leur transmission aux territoires concernés

- Assure le traitement et la liquidation des demandes d'évaluation CEMMA ainsi que des suites réservées par l'autorité judiciaire et alerte le/la responsable adjoint.e de la CEMMA si les réponses semblent inappropriées ou incomplètes

Référent.e justice

- Gère le suivi des décisions de justice, magistrats du Parquet ou juges des enfants

- Elabore tout outil de suivi nécessaire

- Sollicite le bureau d'ordre du Parquet ou le greffe du tribunal pour enfants pour obtention d'informations utiles à la compréhension du parcours judicaire des enfants

- Propose et organise si besoin des temps de rencontre avec les greffiers pour le suivi des dossiers

Assistance administrative à la responsable du service

- Gère les appels et le planning de la responsable

- Rédige et propose des courriers, notes et comptes rendus à la demande de la responsable

- Contribue aux études statistiques initiées par la responsable du service

Assistance administrative en charge du service

- Actualise les supports de communication de la CRIP et veille à leur édition

- Veille à la mise à jour du logiciel du service en relation avec la DSI

- Vérifie les données de suivi de l'activité et se met en lien avec le référent ODPE pour l'extraction et la valorisation des données

- Assure la logistique du service (commande de fournitures, réservation de salles...)

- Tient à jour le planning des congés et des permanences.

Compétences techniques :

- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

- Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion

- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)

- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord

- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook PowerPoint)

- Maîtriser les logiciels spécifiques du service

Compétences relationnelles :

- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

- Préserver la confidentialité des dossiers

- Faire preuve de diplomatie

- Coopérer avec les autres services de la direction

- Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles

- Respecter la notion de secret professionnel

Compétences stratégiques :

- Comprendre les enjeux liés à son domaine d'activité

- Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat

- Savoir anticiper

- Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative

- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence

- Repérer des situations à risques

- Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

- Etre capable de faire des liens entre les différents dossiers

Sous l'autorité hiérarchique du.de la responsable de la CEMMA, il/elle assiste ce.cette dernier.ère en termes d'accueil et d'information, d'organisation, de communication, et de préparation et suivi d'études spécifiques. Il/elle est l'interlocuteur.trice de la justice pour le suivi des dossiers relevant de ce champ. Il/elle est en appui à l'organisation générale du service.