Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Agence Locale de l Energie et du Climat Metz - 57

TâcheS SPECIFIQUES
- Assurer l'accueil physique du public ou des partenaires au siège de l'agence
- Gérer les appels téléphoniques et les mails et orienter les publics vers les différents services
- Archiver et classer les documents administratifs
- Préparer et éditer des rapports, lettres, notes, comptes rendus, etc.
- Assurer la gestion des dossiers en cours et des différentes démarches administratives
- Préparer les documents nécessaires aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Gérer les fournitures de bureau et effectuer les commandes
- Assister les cadres dirigeants dans la préparation de documents de présentations
- Organiser les déplacements professionnels et les hébergements
- Gérer les factures et les demandes de subventions
- Gérer les appels à cotisation des membres
- Gérer les pièces comptables et les transmettre à l'expert-comptable
- Assurer une veille réglementaire sur les RH et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure
- Assurer le suivi et le lien avec les organismes de mutuelle et prévoyance ainsi qu'avec la médecine du travail
- Le(la) collaborateur(trice) prendra également part aux tâches générales de l'association

PROFIL ET QUALITES REQUISES
Titulaire d'un Bac +2 dans le domaine. Expérience préalable dans un poste similaire (1 - 3ans minimum).
- Organisation : capacité à gérer les priorités et à assurer un suivi rigoureux des tâches
- Rigueur : Attention au détail et respect des procédures
- Polyvalence : Capacité à gérer différentes missions simultanément
- Proactivité : Esprit d'initiative pour anticiper les besoins et résoudre les problèmes
- Discrétion : Respect de la confidentialité des informations
- Aisance relationnelle : Bonne communication avec l'équipe, le public, et les partenaires
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Teams.)
- Adaptabilité : Capacité à s'adapter à un environnement en évolution rapide
- Aisance à l'oral et à l'écrit
- Résistance au stress : savoir garder son calme dans les périodes de forte activité
- Sens du service public
- Disponibilités occasionnelles en soirée et le week-end
- Connaissance des enjeux de la rénovation énergétique et sensibilité aux notions de transition écologique très appréciées

CADRE CONTRACTUEL
Poste à pourvoir : début 2025
Durée : CDI, 35h (selon accord d'entreprise et Convention Collective Nationale des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils en vigueur).
Période d'essai de deux mois
Poste basé à Metz
Salaire : 27 000 € brut
Prime de vacances et forfait mobilités durables
Mutuelle d'entreprise
Cadre et ambiance de travail agréable au sein d'une équipe dynamique et unie.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Techniques de prise de notes, Techniques de saisie avec dictaphone, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Définir des besoins en approvisionnement, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

L'Agence Locale de l'Energie et du Climat du Pays Messin est une association de droit local créée en 2011. Son champ principal d'activité est le conseil en matière d'efficacité énergétique dans le bâtiment et la valorisation des énergies renouvelables. Elle est structure porteuse d'un Espace Conseil France Rénov'. L'Espace Conseil France Rénov' est le service public de la rénovation de l'habitat, et propose un accompagnement et des conseils neutres et gratuits sur ces questions. Dans le cadre du développement de l'activité, l'agence cherche à renforcer son équipe et à consolider ses fonctions supports.