Assistant·e de l'Équipe - World Health Organization H/F - Only Lyon Invest Lyon - 69

Le service d'accompagnement au recrutement d'ONLYLYON Invest recherche un.e Assistant.e de l'équipe pour l'OMS (Organisation Mondiale de Santé - World Health Organization) qui a choisi Lyon pour développer son activité en France.

AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des demandes indiquée est le 5 janvier 2025.

MERCI DE CANCDIDATER DIRECTEMENT VIA LE SITE DE L'OMS, ici.

Classe : G5

Arrangement contractuel : Engagement de durée déterminée, 1 an, temps plein

Lieu principal : France-Lyon

Organisation : HQ/ACD Académie de l'OMS

L'Académie de l'Organisation mondiale de la santé (« l'Académie ») est un nouvel établissement d'enseignement à la pointe de la technologie qui vise à révolutionner l'apprentissage tout au long de la vie pour avoir un impact sur la santé et atteindre des millions d'apprenants dans le monde. Basé à Lyon, en France, le campus de l'Académie proposera un large éventail de modalités d'apprentissage (en ligne, en face à face et mixte) ; des apprentissages numériques, en présentiel via le hub de Lyon ou via le réseau des campus, ainsi que des laboratoires d'apprentissage portables conçus pour des contextes où les participants ne peuvent pas se déplacer ou accéder à la plateforme d'apprentissage numérique. L'Académie fait partie intégrante de l'OMS sous l'autorité de gestion du Directeur général. L'objectif général de l'Académie est de faire progresser la composante apprentissage et développement humain du Programme général de travail (GPW) de l'OMS et les objectifs de développement durable en matière de santé. Plus précisément, l'Académie permettra d'améliorer les compétences de millions de personnes grâce à un apprentissage numérique de pointe et à un apprentissage hybride, y compris des leaders, des praticiens, des catalyseurs et des profanes. L'Académie de l'OMS offrira un apprentissage numérique et en personne avancé aux praticiens des politiques de santé, aux agents de santé et au personnel de l'OMS. Le campus de l'Académie sera officiellement lancé à l'automne 2024 en tant qu'initiative mondiale combinant les dernières technologies en matière d'apprentissage numérique et à distance avec les avancées de la science de l'apprentissage des adultes pour offrir un apprentissage innovant, personnalisé et multilingue qui répond aux besoins prioritaires.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

GÉNÉRALITÉS :
- Recevoir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, y compris en les réacheminant au besoin.
- Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel. Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences en matière de réception, de paiement et d'inventaire.

CORRESPONDANCE :
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d'instructions ; finaliser la correspondance et les rapports pour signature et autorisation. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément au style de l'OMS et de l'Académie, et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.
- Analyser la correspondance et les demandes reçues à la lumière des documents d'information, des instructions, des politiques et des précédents, rechercher, obtenir et joindre des renseignements généraux en prévision des besoins de l'agent responsable, ou les réorienter au besoin ; Identifier et mettre en évidence les documents reçus, y joindre des renseignements généraux et identifier les domaines nécessitant des mesures de la part du personnel professionnel, en attirant son attention sur des éléments précis.
- Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l'OMS, les modifier et les corriger si nécessaire avant de les soumettre à la signature ou à l'autorisation de l'autorité compétente.
- À l'aide d'outils de suivi appropriés, assurer le suivi et s'assurer que les dates et les échéances cibles sont respectées, et que la correspondance et les demandes de renseignements sont traitées en temps opportun.

RESSOURCES HUMAINES :
- Assurer la nomination/le renouvellement des contrats en temps opportun, en initiant les demandes de personnel temporaire et à durée déterminée dans le plan d'action RH.

APPROVISIONNEMENT :
- Initier, par le biais du module d'approvisionnement Oracle/GSM, des contrats pour les consultants, des accords d'exécution des travaux (APW) et d'autres modalités contractuelles.
- Surveiller et enregistrer la réception des produits livrables et initier et surveiller les paiements au besoin.
- Initier, par le biais du module d'approvisionnement Oracle/GSM, les demandes d'approvisionnement en biens, et surveiller et recevoir les livrables.

BUDGET & FINANCES :
- Aider au suivi et à l'examen de l'avancement des projets et des tâches du plan de travail GSM/Oracle.
- Fournir aux membres de l'équipe des informations opportunes sur les plafonds budgétaires des projets et des tâches, les budgets des récompenses, les dépenses et les fonds disponibles, au besoin.
- Surveiller les recettes et les dépenses à des fins de planification.
- Assurer rapidement le suivi des questions financières, budgétaires et de toute question en suspens concernant l'équipe ou le département, y compris le traitement en temps opportun des documents d'engagement. Aider à la préparation des rapports d'activité financiers et techniques à l'intention des donateurs.

GESTION DE L'INFORMATION :
- En étroite collaboration avec d'autres membres du personnel de soutien, créer et/ou tenir à jour des systèmes de classement ; Examen continu du système de classement pour s'assurer que l'information est à jour et utilisée de manière efficace et efficiente.
- Obtenir des documents et de l'information de sources internes et externes, au besoin ; Effectuer des recherches d'information (bibliothèque, internet) sur demande.

ADMINISTRATION DE LA RÉUNION :
- Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris les lettres d'invitation, le calcul des coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents, à l'envoi des documents et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes concernées.
- Préparer des présentations à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions.
- Planifier des réunions d'équipe hebdomadaires et ponctuelles, selon les horaires et les exigences ; Rédiger et préparer les procès-verbaux des réunions.
- Obtenir des documents d'information et des documents d'information pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels le personnel professionnel de l'équipe doit assister, en vérifiant leur disponibilité et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropriés.

VOYAGER :
- À l'aide de GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS. Effectuer des réservations de vols et d'hôtels, préparer des dossiers de voyage et s'occuper d'autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.

AUTRES TÂCHES :
- S'acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées ou qui pourraient lui être confiées, y compris le soutien à d'autres secteurs de travail.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Diplôme d'études secondaires ou équivalent

Expérience

Essentiel :
- Un minimum de 5 ans d'expérience dans des postes de secrétariat ou administratifs.

- Expérience pertinente à l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies, un atout.
- Expérience des systèmes ERP basés sur Oracle ou autres, un atout.

Compétences
- Solides compétences pour travailler de manière indépendante.
- Solides compétences organisationnelles et bureautiques, ainsi que des compétences en prise de notes et en rédaction de procès-verbaux.
- Solides connaissances et compétences à l'aide d'une variété de logiciels de bureau et d'ordinateurs.
- Bonne connaissance des règles et règlements administratifs, des procédures et des pratiques de l'OMS et/ou de l'ONU.
- La capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler sous pression.
- La capacité de faire preuve de discrétion en tout temps dans l'évaluation de l'importance, de l'urgence et de la nature confidentielle de diverses questions et du tact dans les relations avec le personnel et les partenaires externes.

Compétences de l'OMS

Travail d'équipe
Respecter et promouvoir les différences
individuelles et culturelles Communication
Produire des résultats
Se connaître et se gérer

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Connaissance approfondie de l'anglais. Connaissance approfondie du français.
Souhaitable :

RÉMUNÉRATION

L'OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net à partir de 45 202 Euros (sous réserve de déductions obligatoires pour les cotisations de retraite et l'assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d'autres postes similaires de la même classe
- Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
- Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de dépistage.
- Dans le cas où votre candidature est retenue pour une entrevue, vous devrez fournir, à l'avance, une copie numérisée du ou des diplômes/diplômes/certificats requis pour ce poste. L'OMS ne prend en compte que les diplômes de l'enseignement supérieur obtenus auprès d'un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas figurer dans le WHED et devront faire l'objet d'un examen individuel.
- Conformément au paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l'emploi du personnel est la nécessité d'obtenir les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité. Il sera dûment tenu compte de l'importance d'un recrutement sur une base géographique aussi large que possible.
- Toute nomination ou prolongation d'engagement est soumise au Statut du personnel, au Règlement et au Manuel du personnel de l'OMS.
- L'OMS s'est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L'OMS recrute et emploie du personnel sans distinction de handicap, de sexe, d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de langue, de race, d'état matrimonial, de religion, de culture, d'origine ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.
- L'OMS s'est engagée à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants des États membres non représentés et sous-représentés (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) sont vivement encouragés à postuler.
- Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour leur permettre de participer au processus de recrutement. Les demandes d'accommodement raisonnable doivent être envoyées par courriel à ****@****.**
- Un dossier irréprochable en matière d'intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L'OMS s'enorgueillit d'un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s'engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l'OMS.
- L'OMS applique une politique de tolérance zéro à l'égard de l'exploitation et des abus sexuels, du harcèlement sexuel et d'autres types de comportements abusifs (discrimination, abus d'autorité et harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d'un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas réel ou suspecté d'EAS, de harcèlement sexuel et d'autres types de comportements abusifs. Pour s'assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d'EAS, de harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne sont pas embauchées par l'Organisation, l'OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
- L'OMS dispose d'un environnement sans tabac et ne recrute pas de fumeurs ou d'utilisateurs d'aucune forme de tabac.
- Pour plus d'informations sur les opérations de l'OMS, veuillez consulter le site suivant : http://www.who.int.
- L'OMS offre également un large éventail d'avantages au personnel, notamment un congé parental et des modalités de travail souples attrayantes pour aider à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et pour permettre à tous les membres du personnel d'exprimer et de développer pleinement leurs talents.
- L'âge légal de la retraite pour les nominations est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui devraient terminer la durée de leur nomination seront normalement pris en considération.
- Veuillez noter que les contrats de l'OMS sont subordonnés à la confirmation par les membres du personnel qu'ils sont vaccinés comme l'exige l'OMS avant d'entreprendre une mission à l'OMS, sauf si une condition médicale ne permet pas une telle vaccination, comme l'atteste le Service de santé et de bien-être du personnel de l'OMS. Le candidat retenu devra fournir des preuves pertinentes liées à cette maladie. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être communiquée au service médical de l'OMS dans le cadre du processus d'autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour l'entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve ou un certificat officiel de vaccination contre la fièvre jaune est exigé pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations de vaccination spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site Web de l'OMS sur les voyages internationaux et sur la santé et le bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement SHW au ****@****.**.
- Ce poste est soumis à un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de navettage locale du lieu d'affectation.
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