Assistant Administratif H/F - INSERM Paris 13e - 75

  • Bac +2
  • Service public hospitalier
Mission principale :

Vous coordonnez et/ou réalisez des actes administratifs afférents à la gestion du GIS Autisme et TND. Vous assistez ses membres dans leurs activités, apportez un soutien pour l'organisation des événements scientifiques, ainsi pour les actions de communication du GIS. Vous êtes placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l'IT Neurosciences, Sciences, sciences cognitives, neurologie et psychiatrie et sous l'autorité fonctionnelle du chef de projet du GIS.

Activités principales :
- Assister les acteurs du GIS Autisme et TND (agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique) ;
- Assurer l'accueil téléphonique, et la réception des demandes extérieures à transmettre ;
- Organiser et préparer les réunions périodiques (réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l'accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions) ;
- Gérer les missions et les déplacements professionnels des acteurs du GIS Autisme et TND, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers...) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière ;
- Assurer l'organisation logistique, le suivi des événements tels que : Ateliers, Colloques, Séminaires /Ecoles (certains plus de 200 personnes) et l'accueil. Éditer les bons de commande sur progiciel de gestion financière ;
- Assurer le suivi du budget (commandes, facturations, crédits et remboursement) ;
- Vérifier l'état des dépenses et équilibre budgétaire en temps réel ;
- Assurer le lien avec les pôles de l'administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel.

Activités associées :
- Assister le chef de projet dans le cadre d'actions de communications (newsletter, organisation de stands lors de congrès scientifiques...) et mettre à jour et enrichir le contenu du site internet (en cas de besoin) ;
- Mettre en place des procédures administratives internes ;
- Mettre à jour les différents documents de travail (listes, tableaux de bord) ;
- Assurer la continuité de service d'autres ITMO ;
- Effectuer le classement et l'archivage.

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