Chargé de Gestion Évènementielle International H/F - GIFAS Paris 16e - 75

Rattaché(e) au Directeur adjoint des Affaires européennes et international, le/la Chargé(e) de gestion évènementielle à l'international aura pour missions :

Lors des salons aéronautiques internationaux :

· Organisation administrative et logistique du pavillon France fédéré par le GIFAS, y compris recherche, négociation puis contractualisation avec les prestataires ;

· Gestion opérationnelle et soutien des exposants sur ce pavillon. Notamment, coordination entre les exposants et l'organisateur du salon, gestion des inscriptions aux différents événements du salon ;

· Organisation des événements du GIFAS liés aux salons (ex. réceptions) ;

· Organisation administrative et logistique de l'équipe du GIFAS y participant ;

. Analyse post-salon, à la fois sur le plan financier et en termes de satisfaction des exposants

Missions à l'étranger des adhérents du GIFAS :

· Participation à l'organisation administrative et logistique de la délégation, notamment recherche, négociation puis contractualisation avec les prestataires ;

· Coordination avec les participants (jusqu'à une centaine) et notamment des inscriptions aux différents volets du programme de la mission ;

· Organisation administrative et logistique de l'équipe GIFAS y participant.

A l'occasion du Salon du Bourget (années impaires) :
- Chalets et stand du Gifas

· Participation à la conception et à la réalisation des chalets GIFAS (Président, Institutionnel, Adhérents et International) et du stand GIFAS.

· Participation à la rédaction des cahiers des charges de l'ensemble des prestataires : décorateur, traiteur, hôtesses, gardiennage/sécurité, service de contrôle des installations.

· Pour le stand : établissement de la grille tarifaire, gestion de la commercialisation du salon auprès des adhérents

· Soutien à l'organisation administrative, financière et logistique
- Chalet international du GIFAS (un des 3 chalets du GIFAS)

· Responsable de l'organisation logistique et évènementielle de cet espace, y compris de la gestion de l'agenda des événements qui ont lieu simultanément dans les 2 salles (trentaine d'événements sur 5 jours en 2023)
- Rocketry Challenge (Concours, organisé par Planète Sciences et le GIFAS, proposé à des élèves de la 6e à la Terminale, dont l'objectif est de construire une mini-fusée).

· Logistique et coordination de la finale internationale avec la filiale du GIFAS en charge de l'organisation du salon du Bourget (SIAE), Planète Sciences, notre homologue américaine (AIA) et les équipes finalistes de France, du Royaume-Uni, des Etats-Unis et du Japon.

A l'occasion du Salon de farnborough (UK) (années paires) :

· Organisation du voyage et des déplacements de l'équipe France à Farnborough (petite dizaine de personnes) ;

· Coordination avec les organisateurs du salon pour l'évènement organisé sur le salon.

Gestion des déplacements internationaux : Soutien à l'organisation des voyages internationaux du délégué général

Pilotages financiers des salons internationaux, missions industrielles et salon du Bourget : En liaison avec la Direction Administrative et Financière, pilotage financier de chaque événement : définition du budget de chaque projet, élaboration des consultations fournisseurs, pilotage des engagements budgétaires, définition de la grille tarifaire, suivi des inscriptions et des règlements des adhérents du GIFAS, suivi des règlements de nos prestataires et vérification de la cohérence budget/comptabilité

Bac +3 minimum en gestion.

Excellent(e) communicant(e), organisé(e) et méthodique, vous avez de solides connaissances de l'export et au moins 5 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel.

Réactif(ve), sachant gérer les urgences et donner sens aux priorités, vous savez faire face aux situations sous pression.

Votre anglais est impérativement courant, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

Très à l'aise avec les chiffres et les outils informatiques, vous maitrisez Excel (fonctions avancées) qui vous permettra d'assurer sereinement la gestion administrative et financière de vos sujets.

Le GIFAS est le Groupement des Industries Françaises de l'Aéronautique et du Spatial. Il regroupe plus de 480 sociétés - depuis les grands maîtres d'oeuvre et systémiers jusqu'aux PME - spécialisées dans l'étude, le développement, la réalisation, la commercialisation et la maintenance de tous programmes et matériels aéronautiques et spatiaux (civils et militaires) ainsi que des systèmes de défense et de sécurité.

Il représente une filière dont le chiffre d'affaires en 2023 s'élève à 70,2 Md€ et qui emploie près de 210 000 personnes.

Il organise tous les 2 ans le Salon International de l'Aéronautique et de l'Espace, la plus grande manifestation mondiale du secteur.

Avec le GICAT (Groupement des Industries Françaises de Défense et de Sécurité Terrestres et Aéroterrestres) et le GICAN (Groupement des Industries de Construction et Activités Navales), il constitue le CIDEF (Conseil des Industries de Défense Françaises). Ces 3 groupements professionnels de l'industrie française de défense représentent l'un des principaux secteurs industriels français, synonyme d'excellence et de savoir-faire sur tout le territoire.