Gestionnaire de Stages - Formation H/F - Fédération Hospitalière de France Paris - 75
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public hospitalier
PRESENTATION
Le département formation continue et développement des compétences du GHU élabore, met en uvre et assure le suivi du plan de formation PNM de l'ensemble des professionnels du GHU. Sous la responsabilité de la DRH, en cohérence avec le plan stratégique du GHU, le service formation développe les activités formation, en assure la gestion administrative et financière en lien étroit avec les Directions fonctionnelles et DMU. Il assure également la gestion des dossiers de stage sur l'ensemble des filières métiers.
Le département sera basé à partir de la fin du premier semestre 2024 sur le site Cochin-Port Royal et propose des permanences sur chacun des six autres sites.
COMPOSITION DE L'EQUIPE
L'équipe de la formation continue du GHU Centre est composé de 2 responsables formation dont un coordonne la formation continue au niveau GHU, 10 assistants de formation et 5 gestionnaires stage
LIAISONS
HIERARCHIQUES
La Directrice adjointe de la Direction des Ressources Humaines
La responsable de formation du GH
La responsable de formation adjointe du GH
________________________________________
FONCTIONNELLES
L'adjoint aux responsables formation
Les CPDMU
Les directions fonctionnelles et en particulier la DSAP
Les écoles et universités
MISSION GENERALE
Le gestionnaire stages assure la gestion administrative des dossiers de stage de différentes natures : stages paramédicaux, hors soins, pays étrangers, gratifiés ou non, en lien avec les référents métiers sur son périmètre d'activité.
MISSIONS PRINCIPALES
La gestion administrative des stages :
Être en relation avec les futurs stagiaires et les écoles / universités afin de constituer le dossier administratif de l'étudiant avant son arrivée dans l'établissement selon la réglementation.
Contrôler les différents documents (convention, assurance, certificat médical, statut vaccinal) en référence à la réglementation et aux directives de la DRH avant validation de la convention de stage
Appliquer et faire appliquer les procédures selon la nature du stage : gratifié ou non gratifié
Transmettre les éléments nécessaires à la gratification des stagiaires rémunérés au service gestion/paie.
Assurer le suivi des stagiaires dans un tableau de bord dédié, répondre aux demandes de bilan d'activité
Recevoir et diffuser les candidatures spontanées.
Participer à la mise en uvre de la politique du GHU en matière d'accueil des stagiaires
Accueil, information et conseil :
Assurer la permanence du service sur les différents sites rattachés à son périmètre
Effectuer l'accueil physique et téléphonique
Renseigner et orienter les stagiaires et les cadres en fonction des demandes
Être en lien avec les cadres et référents de la Direction des Soins pour le bon suivi des stages
Missions ponctuelles
Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail.
Participer aux travaux sur l'harmonisation des procédures et documents dans le cadre de la mise en place d'un département formation continue / gestion des stages regroupé sur le GHU.
Assurer une continuité de service en lien avec l'équipe gestion des stages du GHU
S'informer des évolutions règlementaires
QUOTITE DE TRAVAIL
Poste à temps complet (37.50 heures)
ORGANISATION DE TRAVAIL
Déplacements ponctuels et réguliers sur l'ensemble des hôpitaux du GHU.
Sous réserve des nécessités de service et dans le cadre des dispositions en vigueur relatives au télétravail, possibilité d'une journée de télétravail par semaine.
COMPETENCES ATTENDUES
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques
SAVOIR ETRE
- Communication / relations interpersonnelles
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Réactivité et rigueur
- Sens du travail en équipe
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance du milieu hospitalier, de l'APHP et des filières professionnelles ;
- Connaissance de la réglementation des stages
Le département formation continue et développement des compétences du GHU élabore, met en uvre et assure le suivi du plan de formation PNM de l'ensemble des professionnels du GHU. Sous la responsabilité de la DRH, en cohérence avec le plan stratégique du GHU, le service formation développe les activités formation, en assure la gestion administrative et financière en lien étroit avec les Directions fonctionnelles et DMU. Il assure également la gestion des dossiers de stage sur l'ensemble des filières métiers.
Le département sera basé à partir de la fin du premier semestre 2024 sur le site Cochin-Port Royal et propose des permanences sur chacun des six autres sites.
COMPOSITION DE L'EQUIPE
L'équipe de la formation continue du GHU Centre est composé de 2 responsables formation dont un coordonne la formation continue au niveau GHU, 10 assistants de formation et 5 gestionnaires stage
LIAISONS
HIERARCHIQUES
La Directrice adjointe de la Direction des Ressources Humaines
La responsable de formation du GH
La responsable de formation adjointe du GH
________________________________________
FONCTIONNELLES
L'adjoint aux responsables formation
Les CPDMU
Les directions fonctionnelles et en particulier la DSAP
Les écoles et universités
MISSION GENERALE
Le gestionnaire stages assure la gestion administrative des dossiers de stage de différentes natures : stages paramédicaux, hors soins, pays étrangers, gratifiés ou non, en lien avec les référents métiers sur son périmètre d'activité.
MISSIONS PRINCIPALES
La gestion administrative des stages :
Être en relation avec les futurs stagiaires et les écoles / universités afin de constituer le dossier administratif de l'étudiant avant son arrivée dans l'établissement selon la réglementation.
Contrôler les différents documents (convention, assurance, certificat médical, statut vaccinal) en référence à la réglementation et aux directives de la DRH avant validation de la convention de stage
Appliquer et faire appliquer les procédures selon la nature du stage : gratifié ou non gratifié
Transmettre les éléments nécessaires à la gratification des stagiaires rémunérés au service gestion/paie.
Assurer le suivi des stagiaires dans un tableau de bord dédié, répondre aux demandes de bilan d'activité
Recevoir et diffuser les candidatures spontanées.
Participer à la mise en uvre de la politique du GHU en matière d'accueil des stagiaires
Accueil, information et conseil :
Assurer la permanence du service sur les différents sites rattachés à son périmètre
Effectuer l'accueil physique et téléphonique
Renseigner et orienter les stagiaires et les cadres en fonction des demandes
Être en lien avec les cadres et référents de la Direction des Soins pour le bon suivi des stages
Missions ponctuelles
Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail.
Participer aux travaux sur l'harmonisation des procédures et documents dans le cadre de la mise en place d'un département formation continue / gestion des stages regroupé sur le GHU.
Assurer une continuité de service en lien avec l'équipe gestion des stages du GHU
S'informer des évolutions règlementaires
QUOTITE DE TRAVAIL
Poste à temps complet (37.50 heures)
ORGANISATION DE TRAVAIL
Déplacements ponctuels et réguliers sur l'ensemble des hôpitaux du GHU.
Sous réserve des nécessités de service et dans le cadre des dispositions en vigueur relatives au télétravail, possibilité d'une journée de télétravail par semaine.
COMPETENCES ATTENDUES
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques
SAVOIR ETRE
- Communication / relations interpersonnelles
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Réactivité et rigueur
- Sens du travail en équipe
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance du milieu hospitalier, de l'APHP et des filières professionnelles ;
- Connaissance de la réglementation des stages
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