Adjoint Administratif Secretaire de Direction H/F - Fédération Hospitalière de France Saint-Junien - 87

Descriptif

Le Centre Hospitalier de Saint-Junien recherche un(e) Adjoint Administratif à temps plein pour son Secrétariat de Direction.

Le poste est à pourvoir à compter d'avril 2025.

POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques :
- La Directrice déléguée
- La Directrice adjointe des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles :
- Le Directeur des Soins
- L'Attaché d'Administration Hospitalière chargé des Affaires Générales et Juridiques
- L'ensemble du personnel d'encadrement administratif, technique, soignant et médico-technique.
- Le secrétariat général du CHU
- Les divers secrétariats.

TEMPS DE TRAVAIL

Poste à temps plein : 35 heures / semaine

Durée Quotidienne de Travail : 7h30 ; une demi-journée de repos par semaine ou une journée de repos tous les 15 jours

MISSIONS PRINCIPALES - FINALITE DU POSTE

Direction et Direction des Ressources Humaines :

Il assiste la direction dans ses missions au quotidien et assure l'accueil physique et téléphonique. Il gère le traitement et la circulation de l'information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction et la direction des ressources humaines.

Il réalise le secrétariat et gère les RV de direction.

Il travaille en binôme avec la secrétaire de direction.

1. Mise en uvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de Direction, au secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins
- Accueil physique et téléphonique
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda des deux Directions, organisation de réunions
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, procès-verbaux
- Préparation et suivi de dossiers
- Gestion du planning d'occupation de la salle des instances
- Lien avec le personnel de la DRH

2. Courriers
- Ouverture, tri et ventilation du courrier de direction en l'absence du 2ème adjoint administratif
- Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs

3. Instances : CSE et F3SCT
- Participation au contenu de l'ordre du jour, préparation des dossiers
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Diffusion des procès-verbaux

4. Communication
- Contact avec organismes externes (ARS, Conseil Régional, Conseil Départemental, CHU, Mairie, Presse)
- Organisation de divers événements (cérémonie des vux) en binôme avec l'adjoint administratif
- Mises à jour divers documents (liste encadrement)

5. Planification annuelle
- Participation à la planification de l'agenda institutionnel (programmation annuelle des instances et autres réunions), en collaboration avec l'adjoint administratif du secrétariat de direction

6. Divers
- Classement, archivage
- Suppléance de la secrétaire de direction en son absence

COMPETENCES :

Compétences requises :
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique
- Bonne expression orale
- Capacités rédactionnelles
- Aptitude à travailler en équipe

Savoir-faire opérationnel :
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques ainsi que les personnes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Renseigner les interlocuteurs
- Utilisation des modes de communication et de logiciels bureautiques (téléphone, scanner, messagerie, agenda électronique,)
- Capacité d'organisation, polyvalence

Savoir être :
- Organisation, discrétion, anticipation, méthode, disponibilité, dynamisme, autonomie, sens de la confidentialité, gestion des priorités, réactivité
- Capacité relationnelle, bonne qualité detapos;écoute, rigueur, sens du service
- Curiosité naturelle alliée à des capacités de recherche et de synthèse
- Bonne présentation, ouverture d'esprit
- Capacité d'adaptation, esprit d'initiative
- Secret professionnel

PARTICULARITES DU POSTE
- Positionnement privilégié pour bénéficier d'une bonne connaissance de l'institution tant au niveau de ses composantes que de son fonctionnement
- Collaborateur direct du Directeur Délégué

Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme Aurélie PAVIZA, Directrice des Ressources Humaines.