R - 3810 - Assistant de Direction H/F - Conseil départemental du Val d'Oise Pontoise - 95
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Organiser la vie professionnelle de la Directrice et de son adjointe
- Gérer l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
- Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l'activité du pôle)
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
- Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
- Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas...) selon la charte du Département
- Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
- Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
- Organiser le classement et l'archivage (papier et numérique)
Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction
- Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d'évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail...
- Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.
- Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés
- Assurer l'accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l'arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait...)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
- Effectuer la gestion de l'arrivée et du départ du courrier
- Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction
- Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)
- Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA
- Gérer les demandes de réservation de salles
- Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
- Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
- Mettre à jour les procédures des assistants
- Gérer l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
- Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l'activité du pôle)
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
- Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
- Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas...) selon la charte du Département
- Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
- Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
- Organiser le classement et l'archivage (papier et numérique)
Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction
- Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d'évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail...
- Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.
- Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés
- Assurer l'accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l'arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait...)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
- Effectuer la gestion de l'arrivée et du départ du courrier
- Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction
- Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)
- Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA
- Gérer les demandes de réservation de salles
- Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
- Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
- Mettre à jour les procédures des assistants
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