Secrétaire Service Eau H/F - Département des Hautes Alpes Gap - 05

Descriptif et missions Secrétaire Service Eau H/F

Ce poste est à pourvoir à GAP.

Secrétaire Service Eau H/F

Intitulé du poste : Secrétaire du Service Eau - Direction du Développement et de l'Aménagement Territorial

Missions :

Volet administratif et comptable :
- Assurer la gestion administrative et le contrôle de tous types de documents du service conformément à la rigueur requise par l'institution
- Prise de notes et rédaction de compte rendu et de courriers
- Gérer le classement et l'archivage des documents administratifs et de la documentation
- Organiser les réunions, Comités de pilotages, réservation de salle, courrier de convocation, envoi/copie/classement, feuille d'émargement
- Suivi des demandes d'IT05 avec l'outil Adhoc, interface avec le chef de service, référent énergie pour IT05
- Utilisation et référente sur les logiciels métiers et interface entre les techniciens du service et les autres services
- Gestion administrative et des procédures de bons de commandes et des paiements correspondants - attribution des - services faits - au technicien concerné sur Grand Angle
- Gestion de tableau de suivi, états des consommations de crédits, adéquations avec les budgets
- Suivi administratif des opérations en maîtrise d'ouvrage départementale du service
- Accueil téléphonique
- Gestion de la messagerie - Boîte Institutionnelle - et des demandes issues de la Saisine par voie Électronique (SVE)

Volet Subvention :
- Gérer administrativement les dossiers de demandes de subventions. Vérification des pièces nécessaires à l'éligibilité en application du Règlement Budgétaire Comptable et Financier. Relance des Bénéficiaires. Gérer les documents issus des délibérations. Gérer les tableaux de bord correspondant (planning réalisation, Financement obtenu). Classement des dossiers.
- Rédaction des rapports et des tableaux annexes en Commission Permanente ou Assemblée + tableaux d'arbitrage + inscription des dossiers en séance
- Renseigner les demandeurs d'aides et en interne, indiquer le niveau d'avancement des dossiers (programmation, paiements-), faire le lien avec les autres services pour les dossiers transversaux, rédaction de courriers ou courriels
- Gérer les documents issus des délibérations
- Gérer les paiements des subventions et les tableaux de suivis
- Vérification des pièces comptables reçues
- Relance des communes pour favoriser la consommation des crédits et rappel des dates de caducité

Missions transversales :
- Exécution de mission en appui des services dans le cadre de projets ou d'opérations spécifiques nécessitant un besoin de renfort temporaire y compris du secrétariat
- Binôme entre les services EAU et Grands Sites, Energie et Biodiversité

Profil recherchéSecrétaire Service Eau H/F

Profil recherché :

Diplômes et formations souhaitées : RAS
Niveau Requis : Bac +2 / Bac +3

Bureautique :
Excel
Word
PowerPoint
Pack Office

Expérience : Secrétariat, bureautique, gestion des subventions, environnement comptable suivi budgétaire

Application métier : KDELIB, PROGOS- AIDEN, Grand Angle, Portail des aides, GRU(IT 05)

Habilitations : Sans objet

Permis de conduire : B

Aptitudes professionnelles :
- Sens de l'organisation,
- Aptitude au travail en équipe,
- Rigueur et polyvalence,
- Aptitude relationnelle,
- Capacité à respecter les délais imposés,
- Capacité à gérer les priorités,
- Le sens de la discrétion
- Capacité à s'adapter à l'évolution des missions de son environnement proche

Connaissances professionnelles :
- Qualités rédactionnelles
- Procédures d'engagement, liquidation, mandatements comptables, bons de commande
- Instruction et suivi administratif et financier des subventions
- Rédaction de courriers, notes et rapports
- Élaboration et suivi de tableaux de bord budgétaire

EC20667

Avantages collectifs au travail Secrétaire Service Eau H/F
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.