Assistant - Assistante de Direction H/F - Hopital Elisee Charra Lamastre - 07

1. MISSIONS :

Assiste la directrice déléguée dans tous les dossiers administratifs, autonome, communicative, orientée résultats et services, sait anticiper et proposer des solutions en assurant l'interface relationnelle et organisationnelle de la directrice déléguée dans le respect des règles et des procédures de l'établissement

2. RESPONSABILITES PRINCIPALES

Assurer tout l'assistanat de la directrice déléguée
- Courriers divers - gestion d'agenda - gestion des appels entrants
- Organisation des réunions, instances (convocation/ordre du jour/préparation des salles/accueil des participants), conseils et assemblées
- Participation au conseil de surveillance et élaboration du compte-rendu
- Assister à certaines réunions pour en assurer la rédaction des comptes-rendus et le suivi des décisions prises
- Assurer la fonction pivot de l'information entre la directrice déléguée et ses collaborateurs directs de l'établissement
- Accueillir, orienter et renseigner les contacts de la directrice déléguée
- Gestion et traitement des flux d'information pour aide à la décision
- Gérer les priorités et hiérarchiser les dossiers avant transmission
- Gérer les parapheurs et contrôler l'ensemble des documents soumis à la signature ou à la validation de la directrice déléguée

Communication
- Gestion de la communication interne et externe en partenariat avec le responsable de l'administration générale
- Rédaction et mise en forme du bulletin d'information interne
- Valoriser par une communication externe les actions de l'établissement sur les supports adaptés en partenariat avec le responsable de l'administration générale
- Référent(e) administrative du site internet en partenariat avec le responsable de l'administration générale

Coordination des projets transversaux
- Projet communication, bilan d'activité, marque employeur, réforme SAD...

3. ENJEUX DE LA FONCTION :

- Bonne transmission des informations
- Bonne synthèse des sujets pour déterminer des plans d'action efficaces
- Soutenir la directrice déléguée dans les tâches stratégiques et opérationnelles
- Vigilance et respect des règles de procédures

4. RELATIONS INTERNES

Tous les services de l'établissement : ensemble du personnel, corps médical, représentants du personnel
L'assistant(e) de direction est en étroite collaboration avec la Directrice Déléguée et le Responsable de l'administration générale.

5. RELATIONS EXTERNES

Agence Régionale de Santé, Le Département, la mairie, la trésorerie, la presse, les usagers et les familles des résidents - le GHT - les établissements de la direction commune

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.