Responsable Administratif de l'Iut Dijon - Auxerre - Nevers H/F - Universite Dijon Bourgogne Dijon - 21

ACTIVITES PRINCIPALES

Encadrer et gérer administrativement les personnels BIATSS

Accueillir, organiser & coordonner les activités des services

Assurer le management des équipes au quotidien

Recruter, élaborer les fiches de postes, assurer l'évaluation & les entretiens professionnels et de formation, suivre le déroulement des carrières, assurer l'interface avec le service de gestion du personnel BIATSS

Développer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences en lien avec la campagne d'emploi & le dialogue d'objectifs et de moyens

Assurer la gestion budgétaire et financière

Préparer & suivre le budget avec l'ordonnateur & la responsable d'antenne financière. Veiller à son exécution

Garantir le conseil auprès de l'ordonnateur & des responsables de crédits

Elaborer les conventions, les dossiers de financement

Suivre l'exécution financière des contrats & conventions, de la contribution unique à la formation professionnelle & à l'alternance CUFPA, élaborer les justifications en lien avec l'antenne financière, analyser les résultats financiers

Veiller au respect des marchés publics & participer à leur passation

Assurer le fonctionnement des affaires générales

Garantir le conseil juridique et l'aide à la décision pour les actes administratifs et les échéances institutionnelles

Organiser les séances des conseils et la mise en oeuvre des délibérations

Mettre en place les élections universitaires

Assurer la liaison avec les autres services de l'Université. Participer à des groupes de travail

Participer à la communication interne et externe

Veiller à l'archivage

Coordonner les opérations de gestion de la scolarité en lien avec le responsable de scolarité

Veiller au suivi administratif de la procédure d'élaboration des maquettes des diplômes et des fiches filières, au suivi des effectifs & du nombre de groupes

Veiller au bon déroulement du maquettage

Superviser l'organisation administrative des inscriptions, examens & jurys

Superviser les manifestations liées à l'accueil, l'information & l'orientation & assurer la liaison avec les services supports

Participer à la gestion administrative des personnels enseignants en lien avec le service du personnel de l'IUT

Superviser le suivi administratif des services des enseignants

Veiller au bon déroulement de la saisie de la charge d'enseignement dans le logiciel Saghe, surveiller les indicateurs

Contrôler l'application de la réglementation en matière de recrutement des vacataires

Veiller au bon déroulement des services faits et à la mise en paiement des heures effectuées

Assister le directeur pour l'interface avec le service de gestion RH du personnel enseignant pour la gestion RH individuelle & collective

Suivre l'état, le suivi de la maintenance des bâtiments, la réalisation des travaux et le bon fonctionnement des installations techniques en lien avec le Pôle Patrimoine et l'équipe technique de l'IUT

Veiller au respect des mesures d'hygiène et de sécurité en lien avec le service Prévention - Sécurité et Qualité de Vie au Travail

COMPETENCES

Connaissances

< Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur, appréhender le rôle des acteurs et instances et les situer dans les processus décisionnels

< Connaître les statuts, la réglementation applicable à la gestion de personnel

< Connaître les grands principes du droit budgétaire et les phases administratives d'exécution du budget

< Disposer de compétences dans l'encadrement d'équipes et de qualités managériales d'organisation et d'animation de structures

Savoir-faire technique et méthodologique

< Savoir analyser et synthétiser la réglementation et former les collaborateurs

< Savoir élaborer des choix et planifier des actions

< Connaître l'environnement bureautique et informatique et les outils de gestion

< Savoir contribuer à l'élaboration et à l'application des objectifs et des politiques

< Savoir élaborer et conduire des projets

Savoir-être

< Savoir consulter, négocier, alerter les décideurs

< Savoir gérer des situations conflictuelles et rendre des arbitrages

< Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe, une capacité à fédérer et mobiliser différents acteurs

< Disposer de compétences rédactionnelles

CONDITIONS DE CANDIDATURE

Le poste est offert par voie de mutation ou de détachement aux fonctionnaires de catégorie A.

Il est assorti d'une NBI de 30 points et d'une IFSE relevant du groupe 2.

Il est également ouvert aux agents contractuels disposant d'une expérience avérée dans le domaine (rémunération de 2028 € bruts à 2865 € brut mensuel selon diplômes et expériences professionnelles en lien avec le domaine d'activité).

CONTRAT

Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 10/02/2025

Contrat : CDD 12 mois, renouvelable

Temps complet

Télétravail possible après une période d'intégration

Ancrée depuis 300 ans sur son territoire, l'université de Bourgogne est un établissement composé de 3 000 personnels. Elle accueille 40 000 étudiants répartis sur 6 campus : Dijon, Auxerre, Chalon sur Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers et 11 établissements partenaires.

Université pluridisciplinaire, proposant plus de 400 formations et dotée de 28 laboratoires de recherche, allant de l'archéologie à l'Intelligence Artificielle, l'université de Bourgogne oeuvre pour former les citoyens, et professionnels, et à relever les défis sociétaux d'aujourd'hui et de demain.

L'université de Bourgogne est membre fondateur de l'alliance européenne Forthem qui fait d'elle un campus européen avec possibilité de collaboration de travail avec des universités partenaires.

Travailler à l'université de Bourgogne c'est mettre ses compétences au service d'une mission de service public essentielle : contribuer à transmettre le savoir, créer des connaissances et développer la recherche.

Environnement de travail et prestations :
- Campus à l'américaine avec installation sportive à disposition des personnels
- Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
- Accès à l'Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
- Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
- Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
- Forfait mobilité durable
- Prise en charge partielle de la mutuelle
- Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires...)
- Nombreux jours de congés
- Accès au Service Social du personnel également en charge des aménagements pour les bénéficiaires de l'obligation d'emploi (RQTH...)

AFFECTATION

L'IUT de Dijon/Auxerre/Nevers (2500 étudiants) propose 10 spécialités de Bachelor Universitaire de Technologie (toutes en alternance), 11 licences professionnelles (toutes accessibles en alternance) et 2 diplômes universitaires dans le champ de la comptabilité - gestion. L'Institut développe son offre de formation sur les sites de Dijon, Auxerre, Mâcon, Tournus et Nevers. Il compte 159 enseignants-chercheurs, enseignants, 70 personnels des bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé (BIATSS) & + de 400 vacataires intervenants professionnels.

Depuis 2014, l'IUT est engagé dans une démarche Qualité. L'établissement a obtenu la certification ISO 9001 version 2015 par Bureau Véritas France pour son processus de formation (5 départements certifiés actuellement) & ses services supports. Le périmètre de certification sera à terme élargi à l'ensemble des formations.

Le poste de responsable administratif (RA) est placé sous l'autorité hiérarchique du DGS et sous l'autorité fonctionnelle du Directeur de composante.

MISSIONS

Le RA est chargé de la mise en oeuvre de la politique universitaire dans les composantes dont il a la charge. Il participe à la définition & à la mise en oeuvre des orientations & des décisions des composantes & est garant du bon fonctionnement des services dont il assure la coordination, y compris sur les sites territoriaux.