Agent - Agente d'Accueil H/F - Communauté de communes du Pays Saintois Tantonville - 54

  • BEP, CAP
  • Bac
  • Bac +2
  • Service public des collectivités territoriales
  • Exp. 1 à 7 ans
Activités et tâches principales du poste :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la
collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les
visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, (attestation, etc.).
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la CCPS :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
- Assurer les commandes diverses (gerbes de fleurs, repas officiels...)
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
- Gérer les photocopies (le cas échéant)
- Gérer les prêts (minibus, matériels...) et établir les conventions
- Gérer les distributions aux habitants (récupérateurs...)
*Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier "départ" et "arrivée". Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et
affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Activités et tâches secondaires du poste :
- Assurer la gestion administrative sur certains domaines.
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
Relations fonctionnelles :
* En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la CCPS et notamment le secrétariat de direction pour transmission
d'informations
*En externe : Contact direct et permanent avec le public, les collectivités en relation (ex : Syndicats, Centre de Gestion...)., autres administrations (Trésor Public, Préfecture...), les entreprises privées et les associations (échange d'informations, réservation de salles...)

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