Responsable du Pôle d'Impression et de Communication Numérique H/F - Sorbonne Universite Paris 5e - 75

Au sein du pôle d'impression et de communication numérique de l'UFR Sciences de la vie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université.

Mission :
Placé-e sous la hiérarchie de la responsable administrative de composante, le-la responsable du pôle d'impression et de communication numérique coordonne et supervise les activités du service et assure l'encadrement des agents reprographes et infographes. Il-elle doit, de plus, développer les actions de communication de l'UFR et participer à la démarche qualité engagée par l'UFR dans l'ensemble de ses activités et missions.

Activités principales :

Coordination et supervision des activités du pôle
- Préparer et suivre le budget avec la direction de l'UFR
- Transmettre les recettes et dépenses au pôle de gestion financière qui assure la gestion du Centre Financier
- Définir les coûts de production dans le respect des règles de gestion de l'établissement avec la direction de l'UFR
- Adapter les méthodes de travail de la chaîne graphique aux évolutions technologiques
- Assurer le suivi de l'approvisionnement en matières premières et consommables nécessaires à l'exécution des commandes
- Assurer le suivi et la mise en oeuvre des contrats de location et de maintenance des matériels d'impression
- Définir et faire respecter les consignes de fabrication : procédés, quantités, qualité et délais de production
- Contrôler la conformité et la qualité du document tout au long du processus de publication (papier comme numérique) et assurer l'assistance technique
- En lien avec la direction de l'UFR, établir et mettre à jour les procédures internes, notamment en vue de fluidifier les circuits et flux de travaux et de gestion financière avec le pôle de gestion financière et les structures internes et externes bénéficiaires
- Élaborer et suivre les bilans et indicateurs inhérents à la gestion et à la réalisation des travaux
- Intégrer et veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité ainsi que les contraintes environnementales dans l'activité de production

Encadrement
- Planifier, prioriser et coordonner les activités des agents du pôle de façon à réaliser les missions et objectifs du pôle et à assurer la continuité de service, notamment lors de congés ou d'absence sur site
- Assurer l'encadrement, réaliser les entretiens professionnels des agents du pôle, gérer les absences et assurer leur suivi de carrière
- Former les nouveaux personnels
- Veiller à la mise en place, à l'organisation et à l'accès de chaque membre de l'équipe à un espace de travail partagé (dossier de travail numérique et boite mail de service)
- Contrôler et superviser les tableaux de gestion

Développement de la communication
- Développer, proposer et contribuer à l'élaboration et à la mise en oeuvre d'une identité visuelle pour l'UFR (signalétique, charte graphique)
- Développer les outils et supports de communication divers pour publics internes et externes à l'UFR (signalétique, écrans d'affichage, plans, affiches, dépliants, livrets, ) en lien avec les services de la faculté et de l'université
- Assurer l'administration, la mise à jour et l'alimentation en contenus et actualités des pages internet et intranet de l'UFR et se coordonner avec les contenus présents sur les pages des structures de l'UFR et notamment des départements de formation
- Élaborer et rédiger une newsletter régulière à destination des personnels de l'UFR
- Être le référent communication de l'UFR, participer au réseau des communicants de l'UFR et travailler en lien avec le service communication de l'Université et de la Faculté des Sciences et Ingénierie
- Assurer une veille sur les communications de l'établissement et de la Faculté des Sciences et Ingénierie

Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui 0 A ; 3 B ; 0 C

Conditions particulières d'exercice : Être présent lors des périodes de haute d'activité.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Analyser un document de production, Élaborer et planifier un programme de production, d'exploitation, Organiser le travail d'une équipe, Vérifier la faisabilité d'une production, Savoir gérer son activité et celle de son équipe, Transmettre des connaissances, Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision, Encadrer / Animer une équipe, Communiquer avec des experts de son domaine, Mettre en oeuvre une démarche qualité, Appliquer les normes, procédures et règles, Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité, Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, Apporter des réponses à des besoins spécifiques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.