Gestionnaire Administratif H/F - Universite de Rouen-Normandie Mont-Saint-Aignan - 76

L'université de Rouen Normandie recherche son futur Gestionnaire administratif F/H pour rejoindre le Pôle des Études Doctorales au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation.

Contexte

Le gestionnaire administratif F/H est rattaché au Pôle des études doctorales de la DRV, composé de 7 agents, qui assure la gestion et le suivi administratif et financier de l'ensemble des activités relevant de l'offre de formation doctorale de l'URN. Les études doctorales s'articulent autour 8 Écoles Doctorales (ED) disciplinaires, mutualisées au niveau normand, qui accueillent environ 1 900 doctorants dans les unités de recherche dont 750 sont inscrits à l'URN.

Modalités de recrutement
- CDD jusqu'au 31/08/2025 (démarrage dès que possible)
- Poste basé sur le campus de Mont-Saint-Aignan
- Catégorie C (FPE)
- Déplacements ponctuels (au niveau du site et en Région).

Missions

Mission 1 - Gestion administrative des doctorants (scolarité et pédagogique) sur le site de Rouen (portefeuille de doctorants)

- Mener à bien les dossiers d'inscription des doctorants selon les procédures en vigueur
- Gérer les dossiers de soutenances de
- Éditer les diplômes
- Mettre à jour les dossiers des doctorants
- Gérer les conventions de formation et les conventions de co-encadrement
- Gérer les comités de thèses et comités de suivi individuel
- Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants, et les différents usagers de la Maison du doctoral
- Assister au Conseil de l'ED.
- Participer à la mise en place des différentes procédures
- Participer aux diverses manifestations liées au Collège des Ecoles Doctorales (CED)
- Diffuser et gérer les communications destinées aux doctorants
- Archiver les dossiers des doctorants.

Mission 2 - Gestion administrative et financière d'une École doctorale

- Préparer, organiser et suivre :
- Les conseils et commissions de l'ED
- Le concours allocations doctorales
- Les élections et en centralisation et par site
- Les documents internes de l'ED (RI, livrets d'accueil...)
- Les projets annuels votés dans l'ED
- Les candidatures à la mission enseignement
- Contribuer à l'élaboration de l'offre de formation spécifique de l'ED
- Coordonner la gestion des CSI.
- Préparer les réponses aux enquêtes SIREDO du Ministère.
- Mettre à jour la base de données de l'ED.
- Mettre à jour le site de l'ED de façon régulière.
- Collecter les données pour le dossier d'accréditation de l'ED.
- Gérer financièrement l'ED

Mission transversale
- Contribuer à l'activité générale de la DRV (bilans, rapports d'activités, tableaux de bord, alimentation des bases de données type Centaure, indicateurs, réunions de service, mise à jour et élaboration des procédures).
Profil recherché
- Vous connaissez l'organisation générale de l'enseignement supérieur et de la recherche en France ?
- Vous maitrisez les techniques de gestion administrative et financière ?
- Vous connaissez le fonctionnement des études doctorales ?
- Vous possédez un niveau d'anglais de base/professionnel général (niveau B1-B2) ?
- Vous savez utiliser les outils bureautiques et logiciel ?
- Le respect des délais fait partie de vos compétences ?
- Vous êtes une personne organisée et aimez travailler en équipe ?
- Vous êtes de nature diplomate et réactif(ve) ?
- Vous avez une expérience de 3 ans dans ce domaine ?

Les avantages :

- Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable
- Activités sportives à des tarifs préférentiels
- Participation à la mutuelle / Participation aux frais de transport
- Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
- 55 jours de congés / RTT
- Un accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn,.)
- Un centre de loisir pour les enfants des personnels

Experience : 3 An(s)

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.