Secretaire d'Établissement H/F - Fondation La Vie Au Grand Air I Priorité Enfance Auxerre - 89

La Fondation recrute, pour ses Accueils Educatifs en Auxerrois

1 poste de Secrétaire d'établissement à TEMPS PLEIN en CDI basé sur Auxerre,

à pourvoir, dès que possible

Sous la responsabilité de la Directrice, en binôme, la secrétaire d'établissement veille et assure l'organisation administrative de l'établissement grâce à ses qualités organisationnelles et administratives. Elle est l'interface entre les principaux interlocuteurs externes (familles, partenaires), les interlocuteurs internes, les équipes éducatives et la direction de l'établissement.

Organisation administrative et vie de l'établissement.
- Accueillir et orienter les visiteurs sur l'établissement.
- Assurer le standard téléphonique : filtrage, orientation des appels.
- Transmettre les messages (fax, mails, appels et messages téléphoniques) aux interlocuteurs concernés.
- Gérer le courrier (départ et arrivée) : Réceptionner et enregistrer le courrier, trier, diffuser.
- Mettre en forme et imprimer des courriers et rapports divers.
- Gérer le stock et les commandes de fournitures de bureau et fournitures scolaires.
- Créer et mettre à jour des documents administratifs (listes diverses).
- Imprimer les documents relatifs à la loi 2002-2 (livret d'accueil, projet d'établissement, règlement de fonctionnement) et veiller à la mise à jour des annexes.
- Classer et archiver les documents divers.
- Déclarer les sinistres des personnes et des biens, ainsi que les incidents liés aux enfants auprès des assurances.
- Mettre à jour le tableau d'affichage : offres d'emploi, affichage légal, vie de l'établissement.
- Suivre le parc automobile de l'établissement en lien avec les agents d'entretien.
- Renseigner et rechercher les informations pour le rapport d'activité de l'établissement.
- Gérer les transports des enfants : demande de devis, réservation autocar/taxis.

Gestion des dossiers des mineurs et jeunes majeurs accueillis.
- Réceptionner et transmettre les dossiers d'admission des jeunes.
- Tenir le registre des enfants (entrées/sorties).
- Renseigner et scanner les informations concernant le dossier des jeunes dans le logiciel Nemo.
- Veiller à la mise à jour des informations du dossier des jeunes.
- Etablir, via Nemo, la facturation mensuelle ou l'état de présence des jeunes et l'envoyer auprès des interlocuteurs concernés (service tarification du Conseil départemental et Direction Régionale après validation de la Direction).
- Suivre les dossiers scolaires des jeunes en lien avec les éducateurs : suivre et envoyer des bulletins, collecter et transmettre les certificats de scolarité.
- Suivre le dossier santé des jeunes en lien avec l'infirmière.
- Suivre les CMU et relancer auprès des référents ASE.
- Préparer les imprimés du dossier administratif du jeune (autorisation de sortie d'hôpital, autorisation de soins, autorisation d'opérer) à remettre aux parents au moment de l'admission.
- Suivre les échéances des décisions et envoyer les documents dans le respect des procédures et des délais.
- Suivre la constitution et le renouvellement des dossiers MDPH.

Missions ponctuelles
- Aider à la préparation des salles (réunions, APP, séminaires, formations, élections professionnelles...).
- Participer à l'organisation d'évènementiels ponctuels (portes ouvertes, forums emploi, speed dating...).
- Participer à la rédaction des rapports d'activité.

De formation administrative, vous justifiez de préférence d'une expérience en entreprise ou en association. Vous saurez nous démontrer votre implication, votre réactivité, votre sens de l'accueil et du travail en équipe, votre sens de l'organisation et de votre autonomie, flexibilité, fiabilité et sens des priorités, votre capacité à intégrer rapidement procédures et nouveaux outils.

Respect des valeurs de la Fondation (Cf. Charte), du secret professionnel, confidentialité et discrétion.

Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel), des logiciels métiers.

Aptitude à la rédaction.

La connaissance du champ médicosocial est un plus.

Conditions :

CDI à temps plein, prise de poste dès que possible

Diplôme niveau 4/IV/ Bac ou niveau 5/III/Bac +2

Rémunération selon indice CCN66 en fonction du diplôme requis et de l'ancienneté dans le poste.

Vous aurez à utiliser un véhicule pour diverses missions.

Engagez-vous au service d'une cause et rejoignez notre Fondation.

Créée en 1927 et reconnue d'Utilité Publique, les 1.200 professionnels de la fondation La Vie au Grand Air I Priorité Enfance accompagnent, soutiennent et protègent plus de 3.200 enfants, adolescents et leur famille dans le cadre de la protection de l'enfance. Notre mission : permettre à tout enfant accompagné de devenir un adulte capable de faire des choix responsables dans le respect de lui-même et des autres.

Nos valeurs : le respect de soi et de l'autre, la solidarité et l'humanité.

Pour les Accueils Educatifs en Auxerrois (Auxerre-89)

L'établissement accueille 74 garçons et filles de la naissance à 21 ans. 1 maisons d'enfants pour 44 enfants 2 à 21 ans répartis en 4 groupes dont un service « Espace tremplin » avec appartement de semi-autonomie.

1 service de placement à domicile de 30 enfants sur le site de Toucy.