Stage - Archivage Electronique et Valorisation du Fonds Documentaire des Evaluations H/F - Agence Française de Développement AFD Paris - 75

STAGE - ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ET VALORISATION DU FONDS DOCUMENTAIRE DES EVALUATIONS H/F

Quel sera votre rôle ?

Vous prendrez en charge l'archivage électronique ainsi que la valorisation du fonds documentaire des évaluations en menant les actions suivantes :

A partir des serveurs partagés et d'une base de données consolidée, identifier, restructurer puis archiver les documents d'évaluation dans le système d'archivage électronique ALTO,

Procéder à une analyse bureautique des dossiers de travail des chargés d'évaluation puis appliquer le cycle de vie prévu par le référentiel de conservation des archives (analyse Archifiltre et nettoyage bureautique, établissement de bordereaux d'élimination),

Optimiser l'espace de valorisation des évaluations : participer à la reprise du stock et à l'indexation des ressources ; rédiger un mode opératoire pour les administrateurs de l'espace documentaire

Vous pourrez être amené.e à participer ponctuellement ou en suivi sur des chantiers transversaux liés à la gestion des archives électroniques au regard des besoins de la structure au moment où sera réalisé le stage.

Vous participerez à la vie du pôle Archives et serez amené.e à appuyer ponctuellement l'équipe pour l'opération de traitement des dossiers papier dans le cadre du projet de déménagement vers un nouveau siège : pilotage, tri, inventaire, externalisation, communication.

Qui recherchons nous ?

1. Compétences recherchées :
Maîtrise et appétence pour les outils bureautiques
Connaissance de la réglementation en matière d'archives publiques
Connaissance des normes applicables à l'archivistique, en particulier celles concernant l'archivage électronique
Bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.

2. Qualités humaines / relationnelles recherchées
Vous êtes rigoureux
Vous êtes autonome et force d'initiative
Vous témoignez de capacités d'organisation
Vous avez un bon relationnel et aimez travailler en équipe

3. Niveau d'étude/diplôme (uniquement en externe)
Étudiant(e)s d'une formation « Archives », votre démarche s'inscrit dans un cursus universitaire.
Préférence pour des stages de Master 2 mais des candidatures de Master 1 peuvent être étudiées.

4. Langues
Maîtrise du français et de l'anglais opérationnel.

Stage pour une durée de 6 mois avec une date de démarrage dès que possible (début 2025).

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Quelle équipe allez-vous rejoindre ? L'AFD réalise à des fins d'apprentissage, de capitalisation et de redevabilité, des évaluations approfondies des projets/programmes qu'elle finance. Le département Evaluation et Apprentissage (EVA) est en charge de piloter des évaluations et des travaux de capitalisation de diverses natures. Ce département a également la responsabilité archives au profit de l'AFD. A ce titre, il met en oeuvre et coordonne la politique d'archivage du groupe AFD. Il appuie et conseille les services du siège et du réseau, pour organiser et gérer leurs documents et données, au format papier ou électronique, dès leur création et tout au long de leur cycle de vie. Le département assure parallèlement la conservation et la communication des documents utiles à l'AFD jusqu'à leur élimination ou conservation à titre historique (archives intermédiaires). Enfin, il pilote le projet ALTO (archivage électronique) avec le département des systèmes informatiques. Le pôle Archives est constitué de 2 agents et renforcé par 2 prestataires externes. - Secteur d'intervention Le département évaluation et apprentissage de l'AFD (EVA) recrute un/e stagiaire pour procéder au traitement puis archivage électronique des documents d'évaluation de projets/programme cités plus haut, également pour optimiser un espace documentaire de valorisation de ces documents. Le stagiaire sera également amené à participer à la vie du pôle archives, en particulier en ce qui concerne l'opération archives papier dans le cadre du Programme de déménagement Austerlitz.

Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?
Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.