Assistant de Direction Administrative et Financière H/F - Groupe Ortec Aix-en-Provence - 13

Au sein de la Direction Administrative et Financière composée de 82 collaborateurs, répartis au sein de 12 services, vous accompagnez Nicolas, le Directeur Administratif et Financier dans la gestion quotidienne du service.

Vous travaillez en binôme avec Julie, Assistante de Direction Administrative et Financière afin de coordonner les activités administratives et opérationnelles, tout en garantissant la fluidité de l'organisation interne de l'équipe.

Votre poste est basé au siège social du Groupe Ortec situé dans le technopôle d'Aix-les-Milles.

Dans ce cadre, vos missions clés consisteront notamment à :

- Tenue complexe d'agendas du Directeur Administratif et Financier et des Responsables de service,

- Secrétariat classique pour la direction (courrier, mails, back-up téléphone, parapheurs...),

- Organisation des réunions, des événements, des déplacements du service et des clients externes,

- Saisie des notes de frais pour le Directeur Administratif et Financier et les Responsables de service,

- Gestion des pointages RH de la Direction Administrative et Financière,

- Demandes d'investissements, commandes et saisie des factures fournisseurs de la DAF,

- Réalisation de supports tels que présentations PowerPoint, tableaux Excel et organigrammes,

- Gestion des délégations achats et offres de prix pour les agences nationales et internationales,

- Gestion des documents obligatoires pour les appels d'offres et gestion des plateformes de dépôt des docs obligatoires pour toutes les sociétés du Groupe,

- Interface avec les agences sur les questions administratives et/ou financières : chiffres d'affaires, renseignements divers pour questionnaires lors de réponses aux appels d'offres, etc.,

- Parcours d'intégration des nouveaux chefs d'agence et des Responsables Administratifs et Gestion France, formation des nouveaux assistants du siège.

Ces missions n'ont pas de secret pour vous ? Nous vous offrons les outils et les moyens à la hauteur de vos ambitions !

Une intégration personnalisée avec Caroline, Assistante de Direction durant 2 à 4 semaines.

Caroline vous formera sur les process, les outils, et le périmètre.

Il ne manque plus que vous, pour apporter votre contribution personnelle, à cette belle organisation.

Regardons un peu plus loin, quel futur ?

Chez Ortec, nous considérons que chaque collaborateur doit pouvoir déployer son talent et ses compétences, et donner du sens à son poste. Plus tard, cela se traduit aussi par des opportunités d'évolution, au sein d'un autre pôle ou un autre métier.

Vous disposez d'une formation Bac +2/3 spécialisée dans les domaines Administratif et Gestion.

Vous avez une expérience de 10 ans minimum au sein d'une Direction Administrative et Financière, dans un environnement complexe avec multi-interlocuteurs, multi-services.

Une maîtrise professionnelle de l'anglais sera un atout indispensable pour réussir votre mission.

Votre capacité d'adaptation vous permet de gérer les urgences et répondre aux nombreuses sollicitations.

Votre rigueur et sens de la confidentialité sont vos qualités premières.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Excel / PowerPoint / Outlook).

Ce que nous offrons ?

Un package salarial attractif :

- Salaire selon profil,

- Prime de fin d'année égale à un treizième mois + Intéressement + Gratification selon objectifs,

- Carte restaurant à hauteur de 10 Euros par jour travaillés, pris en charge à 60% par le Groupe,

- Mutuelle Groupe.

Le développement de compétences, accélérateur de performance :

- Des actions de formation au-delà des obligations légales,

- Un centre de formation interne,

- Un programme de mobilité en interne,

- Un programme de cooptation, prime de 1000€ bruts par cooptés.

Notre politique RH, mise en oeuvre autour d'une démarche solidaire globale : Action logement, Action sociale, Action handicap.

L'équilibre pour réussir ! Un environnement de travail accueillant et flexible :

- Un accord de télétravail en vigueur : 1 journée fixe par semaine,

- Une place de parking sur notre site. Si vous venez en transport en commun la zone d'activité d'Aix-les-Milles est très bien desservie,

- Des journées d'équipe et événements de Groupe,

- Un CSE proposant différents avantages : chèques vacances, tickets cinéma, tarifs abonnement sportif, cadeaux de Noël etc.

Et maintenant, quelle suite pour votre candidature ?

Si nous poursuivons l'aventure ensemble, vous me rencontrerez au sein de notre siège social basé à Aix-En-Provence : Elodie, Chargée de Recrutement puis Nicolas, Directeur Administratif et Financier et enfin Emilie, Directrice des Affaires Générales.

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Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités... Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.