Assistant de Direction et Gestion Adminstrative au Pôle es H/F - Mairie Maxeville Maxéville - 54

La ville de Maxéville recrute un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTION ADMINSTRATIVE AU PÔLE ESPACE PUBLIC

Vous apporterez à la responsable de Pôle une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information.

Vos missions :
1/ Assistante de Direction
- Gérer et suivre les affaires délibératives du Pôle relevant de la Commission Municipale ad-hoc,
- Réaliser des tâches de secrétariat (convocation, saisie de rapport, compte rendu, Demandes d'Intervention, etc.) et assurez la gestion du courrier,
- Organiser les agendas de la chef de Pôle,
- Suivre les demandes du Cabinet du Maire au Pôle (RDV, demande de note, listings.)
- Suivre, classer, archiver les dossiers, bilans, rapports. du Pôle.

2/ Gestion du service technique,
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises/prestataires (1er accueil et orientation),
- Gestion des devis et des Bons de Commandes,
- Soutien administratif au service : élaboration de bilans techniques, suivi des interventions des ST sur les contrôles techniques et réglementaires,
- Suivi de l'inventaire des investissements
- Gestion et suivi des plannings (astreintes, événements)

3/ Lancement et suivi des marchés publics,
- Accompagner le service sur les différentes étapes d'un marché public,
- Relire les pièces techniques rédigées par le service,
- Participer au suivi les consultations via la plateforme de dématérialisation des marchés (publication, réponses aux questions des candidats, réception des offres.)
- Rédiger des courriers, assurer le lien administratif avec les entreprises
- Assurer le suivi des délais, alerter le service concernant les renouvellements de marchés publics (mise à jour de tableaux de bords et outils de suivi)

Profil recherché :
- Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée,
- Connaissances des procédures administratives et financières,
- Connaissance de l'environnement, de la réglementation et des procédures de la commande publique,
- Sens de l'écoute et de la communication,
- Rigueur, autonomie, réactivité et disponibilité,
- Capacité à travailler en équipe,
- Devoir de confidentialité,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois

Lettre de candidature et curriculum vitae sont à adresser pour le 26 JANVIER 2025 au plus tard

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Organiser des déplacements professionnels, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Avoir des connaissances en marchés publics

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Administration publique générale