Assistante des Frais Généraux et des Incidents Clients - SAV H/F - Aviva Cuisines Villeurbanne - 69

Les missions :
Accueil physique et téléphonique de la clientèle :
* Gestion des entrées sorties, reception des colis, gestion des visiteurs (société de nettoyage, poste, etc.)


Administratif :
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, réceptionner, trier et envoyer le courrier/colis (siège et comptabilité séparés)
* Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
* Organisation des déplacements du siège
* Traitement de texte, rédaction ou relecture du courrier
* Valider les factures des frais généraux types EDF, poste, eau machine à affranchir etc. sur le logiciel YOOZ à ce jour
* Participation à la gestion des notes de frais et tenir à jour le fichier de suivi
* Assurer la préparation et l'organisation logistique des réunions de la Direction ou moments de cohésion siège (événements divers)
* Assurer la gestion administrative des contrats poseurs et transporteurs des magasins intégrés


Gestion frais généraux :
* Comparatif, commande, devis, suivi des coûts, tenue de base de données pour affectation aux services et personnes concernées pour le siège (tout service confondu)
* Gestion et planification des différents RDV de maintenance (systèmes de sécurité, climatisation, entretien etc.) et gestion des réparations mineures (problème de fuite d'eau, etc.)
* Commande de fournitures, eau, café etc.
* Commande de plateaux repas pour réunion de travail pour l'ensemble du siège et formations
* Commande de billet de train/avion, location de véhicule, réservation de chambres d'hôtels pour tous les Collaborateurs sauf pour les animateurs réseaux (l'assistante de la DCR s'en charge en priorité, la chargée des Frais Généraux et des Incidents Clients/SAV intervient en cas de besoin)


Gestion sinistre magasin :
* Préparation dossier (résumé des faits et des désordres, chiffrage des dégâts, facture, etc.)
* Étude du dossier (voir s'il est opportun de déclarer le sinistre à notre compagnie d'assurance selon le montant de notre franchise


Impayés, Litiges/sinistres et Contentieux Client pour les magasins intégrés :

Service Comptabilité / Service Informatique :

Gestion des Incidents/Réclamation Clients et SAV :
- Traitement des demandes entrantes :
- Qualification des incidents :
- Coordination interne :
- Suivi des dossiers et reporting :
- Relation client et amélioration continue :

Le profil attendu :
Expérience préalable d'au moins 3 ans dans un service SAV ou relation client (idéalement dans un environnement de franchise ou retail).
- Formation : Bac +2 minimum (type BTS NRC, BTS Gestion PME/PMI, DUT Gestion ou équivalent).
- Aisance avec les outils bureautiques et logiciels CRM.
- Compétences techniques :
Bonne maîtrise des outils de gestion des mails et des appels (CRM, ERP, Outlook, etc.).
Capacité à analyser et prioriser les dossiers clients.
Connaissance de bases en service après-vente et relation client
- Compétences relationnelles :
Excellentes qualités d'écoute et de communication.
Capacité à gérer des situations conflictuelles ou sensibles avec calme et professionnalisme.
Esprit d'équipe et sens du service.
- Qualités personnelles :
Rigueur et organisation.
Autonomie dans la gestion des dossiers.
Proactivité et capacité à anticiper les besoins des clients et des franchisés.
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Cuisines AvivA est l'enseigne montante spécialisée dans la cuisine de haute qualité à prix transparent. La satisfaction clients est une priorité, ils en témoignent avec 4.3/5 de note moyenne sur Google. Présent sur l'ensemble du territoire national grâce à un réseau de + 120 magasins en plein développement, nous recrutons un(e) Assistante des Frais Généraux et des Incidents Clients/SAV pour son siège situé à Villeurbanne (69 100).
Pourquoi rejoindre notre équipe ? Vous intégrerez une entreprise dynamique et accueillante, où votre polyvalence sera valorisée. Nous favorisons la diversité et encourageons vivement les candidatures de personnes en situation de handicap. Le poste est adapté aux personnes en situation de handicap.