Assistant ADV H/F - Cabinet Victoire Bussy-Saint-Georges - 77
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Distribution • Commerce de gros
- Tourisme • Hôtellerie • Loisirs
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
- Vous rejoignez une entreprise dynamique bien implantée sur son secteur
- Environnement Pme, vous êtes le point d'entrée pour tous les acteurs : clients, fournisseurs, transporteurs...
- Proche collaborateur du dirigeant, vous avez un rôle de chef d'orchestre et êtes en lien avec tous les collaborateurs (bureau & entrepôt)
- Vous avez en charge le traitement et l'organisation des opérations de vente
Missions
Accueil
- Accueil téléphonique, transmission des appels...
- Accueil physique des clients et fournisseurs
- Traitement des nouveaux prospects, vous êtes leur premier contact
- Enregistrement, traitement, encaissement et facturation des ventes sur places : environ 5 par semaines
- Enregistrement et saisie des achats Rungis : 3 enregistrements par jour maximum
Supervision et saisie des commandes
- Réception et saisie des commandes pour les clients habituels
- Vérification des encours clients
- Suivi des demandes particulières (livraison, conditions de facturation...)
Suivi des livraisons
- Suivi des aléas en livraison
- Suivi des demandes de reprises
- Intermédiaire entre les clients et les chauffeurs
- Retours des chauffeurs, anomalies constatées pendant ou après la livraison
- Management et pilotage des chauffeurs sur la route en fonction des instructions clients, utilisation du logiciel de tournées MTS
Suivi des retours de livraison
- Traitement des Bons de livraisons, corrections et archivage
- Traitement des anomalies constatées : produits manquants, endommagés...
- Enregistrement des lavages camions
Création fiche client
- Suivi de la création des clients dans l'ERP
- Vérification des éléments requis : Kbis etc.
- Étude préalable assurance-crédit, vérification de la solvabilité...
- Établissement du mandat de prélèvement
Règlements clients
- Enregistrements des règlements clients : chèque, espèces, cartes bancaires...
- Encaissements à distance suite aux ventes à distance
- Enregistrement des règlements dans l'ERP
- Établissement des remises chèques pour la banque
- Gestion de la caisse, suivi et rédaction du brouillard de caisse
Qualité
- Enregistrement des anomalies qualité constatées et/ou remontées par les clients.
- Tentatives de premières résolutions
- Premier contact avec les fournisseurs pour comprendre le litige et trouver des solutions à apporter au client
- Résolution en interne, si le problème est interne
Secrétariat général
- Fonctions administratives générales de l'entreprise
- Rédaction ponctuelle de courriers
- Assistance auprès du Dirigeant
- Traitement des contraventions réceptionnées relatives des chauffeurs
- Gestion des plannings
- Enregistrement des absences des collaborateurs, des repos...
- Établissement des éléments de paie (20 collaborateurs)
- Récolte des éléments variables pour transmission à la Direction pour établissement des primes
Activités de Fin de mois
- Facturation client : les 15 et le 30 de chaque mois
- Vérification des spécificités contractuelles clients
- Vérification des BL's à facturer
- Lancement de la facturation client
- Envoi des factures aux clients
- Relances préliminaires sur les encours échus
Missions ponctuelles en fonction des absences des collaborateurs
Gestion & supervision des flux transports en amont et en aval :
- Traitement des flux transporteurs
- Suivi des livraisons nationales sur le site du transporteur STEF.COM
- Saisie des commandes nationales et création des bordereaux de transport chez le transporteur
- Génération des étiquettes Chrono post si nécessaire
- Suivi des tracking colis des expéditions Chrono post
Gestion & supervision des flux GMS :
- Création des bordereaux de production pour les clients distributeurs
- Création des bordereaux de transport GMS
- Environnement Pme, vous êtes le point d'entrée pour tous les acteurs : clients, fournisseurs, transporteurs...
- Proche collaborateur du dirigeant, vous avez un rôle de chef d'orchestre et êtes en lien avec tous les collaborateurs (bureau & entrepôt)
- Vous avez en charge le traitement et l'organisation des opérations de vente
Missions
Accueil
- Accueil téléphonique, transmission des appels...
- Accueil physique des clients et fournisseurs
- Traitement des nouveaux prospects, vous êtes leur premier contact
- Enregistrement, traitement, encaissement et facturation des ventes sur places : environ 5 par semaines
- Enregistrement et saisie des achats Rungis : 3 enregistrements par jour maximum
Supervision et saisie des commandes
- Réception et saisie des commandes pour les clients habituels
- Vérification des encours clients
- Suivi des demandes particulières (livraison, conditions de facturation...)
Suivi des livraisons
- Suivi des aléas en livraison
- Suivi des demandes de reprises
- Intermédiaire entre les clients et les chauffeurs
- Retours des chauffeurs, anomalies constatées pendant ou après la livraison
- Management et pilotage des chauffeurs sur la route en fonction des instructions clients, utilisation du logiciel de tournées MTS
Suivi des retours de livraison
- Traitement des Bons de livraisons, corrections et archivage
- Traitement des anomalies constatées : produits manquants, endommagés...
- Enregistrement des lavages camions
Création fiche client
- Suivi de la création des clients dans l'ERP
- Vérification des éléments requis : Kbis etc.
- Étude préalable assurance-crédit, vérification de la solvabilité...
- Établissement du mandat de prélèvement
Règlements clients
- Enregistrements des règlements clients : chèque, espèces, cartes bancaires...
- Encaissements à distance suite aux ventes à distance
- Enregistrement des règlements dans l'ERP
- Établissement des remises chèques pour la banque
- Gestion de la caisse, suivi et rédaction du brouillard de caisse
Qualité
- Enregistrement des anomalies qualité constatées et/ou remontées par les clients.
- Tentatives de premières résolutions
- Premier contact avec les fournisseurs pour comprendre le litige et trouver des solutions à apporter au client
- Résolution en interne, si le problème est interne
Secrétariat général
- Fonctions administratives générales de l'entreprise
- Rédaction ponctuelle de courriers
- Assistance auprès du Dirigeant
- Traitement des contraventions réceptionnées relatives des chauffeurs
- Gestion des plannings
- Enregistrement des absences des collaborateurs, des repos...
- Établissement des éléments de paie (20 collaborateurs)
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Activités de Fin de mois
- Facturation client : les 15 et le 30 de chaque mois
- Vérification des spécificités contractuelles clients
- Vérification des BL's à facturer
- Lancement de la facturation client
- Envoi des factures aux clients
- Relances préliminaires sur les encours échus
Missions ponctuelles en fonction des absences des collaborateurs
Gestion & supervision des flux transports en amont et en aval :
- Traitement des flux transporteurs
- Suivi des livraisons nationales sur le site du transporteur STEF.COM
- Saisie des commandes nationales et création des bordereaux de transport chez le transporteur
- Génération des étiquettes Chrono post si nécessaire
- Suivi des tracking colis des expéditions Chrono post
Gestion & supervision des flux GMS :
- Création des bordereaux de production pour les clients distributeurs
- Création des bordereaux de transport GMS
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