ou un Gestionnaire de Scolarite sur le Campus Saint-Etienne H/F - Ecole Nationale Superieure des Mines Sai Saint-Étienne - 42

Direction de la Formation
La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence, Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.
Les pôles de scolarité assurent les processus administratifs allant de l'inscription à la diplomation en tant qu'étudiants de Mines Saint-Etienne, dans les cursus suivants :
- Ingénieur Civil des Mines (ICM), sur le campus de Saint-Etienne
- Ingénieur Spécialisé en Microélectronique et INormatique (ISMIN), sur le campus Provence
- 4 cursus d'ingénieur sous statut salarié (en apprentissage et en formation continue), en partenariat avec l'ISTP - Institut Supérieur des Techniques de la Performance,
- 14 parcours de master DNM, dont 7 en anglais, dont deux Masters Erasmus-Mundus
- 8 formations de Mastère Spécialisé (MS, en un an) et un Master of Science (MSc)
- 2 formations Ingénieur de spécialisation (en un an), ouverture en 2025 ;
- Licence en sciences et ingénierie (en deux ans) « Ingénierie et santé », ouverture en 2025 ;
La personne retenue interviendra sous l'autorité du responsable du pôle Scolarité Saint-Etienne, sur l'ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.
- Suivi administratif des formations sous statut apprenti :
- Mise en place de divers processus administratifs dans le cadre du partenariat MSE-ISTP ;
- Suivi des inscriptions en liaison avec le service recrutement de l'ISTP ;
- Organisation de l'usage de moyens patrimoniaux (salle, hors plateformes)
- Suivi des heures de face-à-face pédagogiques réalisés par les personnels de Mines Saint-Etienne ;
- Suivi du processus de diplomation, archivage et gestion de demandes post-diplomation ;
- Ces missions seront assurées en liaison fonctionnelle avec : (i) les personnels de l'ISTP en charge de la gestion de quatre formations d'ingénieur de spécialité et (ii) le chargé de mission « Apprentissage » de l'Ecole.

- Gestion administrative des formations sous statut étudiant :
- Gérer les processus de candidature et d'admission sur dossiers : premiers contacts, vérification des dossiers, transfert aux responsables de formation pour décision, notifications des décisions après l'admission, préparation des inscriptions administratives et pédagogiques ;
- Gérer le suivi de la scolarité au quotidien : saisie des informations dans le SI, établissement de certificats et d'attestations, gestion des résultats académiques et des conventions de stage ;
- Contribuer aux jurys des études (bilans de synthèse des résultats académiques, préparation des décisions d'attribution de diplôme, édition des documents associés) ;
- Gérer au quotidien l'interface entre les élèves, les enseignants et les équipes administratives, faciliter la résolution des problèmes associés ;
- Contribuer à l'identification et au suivi des étudiants en difficulté en concertation avec les personnes compétentes (service social, psychologue, médecine de prévention)
- Assister les utilisateurs dans la planification des activités sur le SI Scolarité ;
- Gérer le processus de diplomation, d'archivage et les demandes post-diplomation ;
- Reporting auprès de l'IMT et de divers organismes externes (Cti, CDEFI,.)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Une seconde langue vivante serait un plus, Rigueur, fiabilité et assiduité,Discrétion, Pratique courante des outils bureautiques,Bonne maîtrise de l'anglais, Capacité dans la mise en place des procédures,Savoir rendre compte, Goût et aptitude pour le contact, la communication, Avoir le sens du travail en équipe

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.