Assistant - Assistante de Gestion et RH H/F - L'Etincelle RH Nantes - 44

Ce poste est une véritable courroie de distribution au sein de l'équipe, il incarne l'esprit de bonne gestion de l'entreprise que nous souhaitons faire valoir.

Rattaché.e directement à la dirigeante et en lien de proximité avec notre RAF (qui est en temps partagé deux jours/ semaine), le poste est une fonction polyvalente dont nous vous détaillons les missions :

Gestion et Administratif

- Accueillir sur site et au téléphone les visiteurs, candidats, partenaires et fournisseurs : vous veillez que les conditions d'accueil soient chaleureuses, sécurisées et réactives.

- Traiter les factures fournisseurs et clients et les imputer en comptabilité : Vous êtes le lien opérationnel entre les flux financiers et notre cabinet d'expertise-comptable. Votre rôle est crucial pour garantir une comptabilité à jour et fiable.

- Assurer un recouvrement efficace : Vous appliquez et vous améliorez les pratiques de relance afin de sécuriser les encaissements tout en préservant la qualité de la relation client.

- Alimenter les tableaux de bord : Vous veillez à ce que les données financières et opérationnelles soient accessibles, fiables et exploitables, afin de soutenir la prise de décision.

Gestion RH

- Coordonner la paie : chaque mois, vous rassemblez les éléments variables et vous assurez la bonne transmission au service paie externalisé. L'objectif : des bulletins justes, des salaires versés dans les temps.

- Assurer le suivi de chaque collaborateur et collaboratrice depuis la préparation du contrat de travail à l'établissement des avenants et sorties d'effectifs éventuelles.

- Suivre le dossier social de chaque collaborateur et collaboratrice (formation, visites médicales, arrêts et congé maladie).

- Soutenir un environnement de travail optimal notamment en suivant le document unique d'évaluation des risques.

Gestion du site et moyens généraux

- Superviser la gestion locative : élaboration des quittances de loyer, calcul et répartition des charges annuelles, lien administratif et technique avec les occupants, en lien avec la dirigeante, assurer le suivi des petits travaux de maintenance, réparations nécessaires à l'entretien et au bon fonctionnement des espaces de travail et locaux...

- Gérer les prestataires-clés : Vous entretenez des relations fluides avec les fournisseurs, notamment en informatique, pour garantir des outils performants et opérationnels.

Support de l'équipe et amélioration continue

- Appuyer l'équipe commerciale : Vous intervenez pour finaliser des propositions commerciales ou contribuer aux appels d'offres, afin de garantir leur qualité et leur conformité.

- Simplifier les process : Vous identifiez les tâches répétitives et proposez des solutions concrètes, notamment en collaboration avec Raphaëlle, notre experte en automatisation.

- Contribuer à la vie d'entreprise : Vous participez activement au dynamisme et à la convivialité du site, en soutenant les initiatives d'équipe.

Plus qu'une formation ou un parcours, junior ou pas, nous vous proposons surtout d'apporter ce que vous aimez faire et ce que vous faites bien depuis quelques années sur un poste similaire ou proche :

- Avoir l'esprit, la grande rigueur et les outils de gestion pour la facturation et la paie,

- La discrétion et la loyauté envers l'entreprise,

- Accueillir et améliorer l'expérience d'accueil et de service-client,

- Trouver et mettre en oeuvre des solutions pour fluidifier le quotidien pour gagner du temps, favoriser l'esprit d'équipe, donner de la facilité aux process,

- Passer du coq à l'âne avec le sourire et de la rigueur,

- Veiller à ce que nos bonnes vieilles règles de français soient respectées et mettent en valeur notre travail,

- Découvrir de nouveaux outils d'automatisation, logiciels et bureautiques pour toujours progresser,

- Anticiper les besoins, prêter attention aux moyens nécessaires pour que le travail se réalise dans de bonnes conditions, avoir de l'initiative et de l'astuce,

- Avoir de la réactivité en toutes choses, aimer que ça bouge et que les problèmes se résolvent rapidement.

Rémunération et avantages

- Statut : ETAM

- Rémunération : entre 24 et 27 K€ bruts annuels sur 12 mois

- Durée hebdo : 37h30 /semaine

- 5 semaines de congés + une 6ème offerte + 1 jour de congé le jour de votre anniversaire en semaine

- Carte CEZAM abondée de 300 € par an (hors packs spécifiques)

- Prime d'équipement pour vélo

- Télétravail possible 1 jour / semaine (fonction d'accueil ndlr)

- 2 jours offerts par an pour actions associatives

Process et inclusion

- Un premier échange téléphonique après réception de votre CV si ça fait le match,

- Une passation de tests (un inventaire de personnalité et des outils de raisonnement logique)

- Un entretien de visu avec Anne, la Dirigeante, et Corinne, la RAF, pour échanger sur l'entreprise, le poste, vous et votre parcours et vous restituer les tests que vous aurez passés pour vous comprendre plus finement. Cet entretien sera éventuellement complété d'un exercice Excel,

- Un dernier entretien avec Etienne, Associé et Directeur Général de l'entreprise.

Le poste est à pourvoir pour mars 2025.

L'Etincelle RH milite pour des entreprises ouvertes à la diversité et à la différence. De ce fait, la non-discrimination est notre seconde nature, vous pouvez compter sur notre objectivité.

Référence du poste #360degres

Ref : n3jdnkt3b4

Nous sommes un cabinet de recrutement et de conseil à l'écoute des gens. Notre approche du conseil est limpide : le cabinet épaule les RH pour améliorer leurs pratiques. Nous sommes mus par une conviction forte : en aiguisant les expertises, en confrontant les idées, en frottant les sensibilités, le travail donne vie à l'étincelle, cet éclair précieux qui attise l'imagination, élargit les horizons et diffuse une nouvelle énergie.

Nous sommes 17 à bosser ensemble à Nantes (pour la majeure partie de l'équipe) et à Angers. Notre équipe est composée de profils différents et complémentaires.

Dans le cadre du départ de l'une de nous pour un projet lyonnais qui lui tient à coeur, nous recrutons son ou sa remplaçant.e pour un poste essentiel à notre fonctionnement :

Assistant / Assistante de Gestion et RH

Poste basé à Saint Herblain (44)

Accessible en transports doux et transports en commun