Assistant - Assistante de Gestion et RH H/F - L'Etincelle RH Nantes - 44
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Services aux Entreprises
Ce poste est une véritable courroie de distribution au sein de l'équipe, il incarne l'esprit de bonne gestion de l'entreprise que nous souhaitons faire valoir.
Rattaché.e directement à la dirigeante et en lien de proximité avec notre RAF (qui est en temps partagé deux jours/ semaine), le poste est une fonction polyvalente dont nous vous détaillons les missions :
Gestion et Administratif
- Accueillir sur site et au téléphone les visiteurs, candidats, partenaires et fournisseurs : vous veillez que les conditions d'accueil soient chaleureuses, sécurisées et réactives.
- Traiter les factures fournisseurs et clients et les imputer en comptabilité : Vous êtes le lien opérationnel entre les flux financiers et notre cabinet d'expertise-comptable. Votre rôle est crucial pour garantir une comptabilité à jour et fiable.
- Assurer un recouvrement efficace : Vous appliquez et vous améliorez les pratiques de relance afin de sécuriser les encaissements tout en préservant la qualité de la relation client.
- Alimenter les tableaux de bord : Vous veillez à ce que les données financières et opérationnelles soient accessibles, fiables et exploitables, afin de soutenir la prise de décision.
Gestion RH
- Coordonner la paie : chaque mois, vous rassemblez les éléments variables et vous assurez la bonne transmission au service paie externalisé. L'objectif : des bulletins justes, des salaires versés dans les temps.
- Assurer le suivi de chaque collaborateur et collaboratrice depuis la préparation du contrat de travail à l'établissement des avenants et sorties d'effectifs éventuelles.
- Suivre le dossier social de chaque collaborateur et collaboratrice (formation, visites médicales, arrêts et congé maladie).
- Soutenir un environnement de travail optimal notamment en suivant le document unique d'évaluation des risques.
Gestion du site et moyens généraux
- Superviser la gestion locative : élaboration des quittances de loyer, calcul et répartition des charges annuelles, lien administratif et technique avec les occupants, en lien avec la dirigeante, assurer le suivi des petits travaux de maintenance, réparations nécessaires à l'entretien et au bon fonctionnement des espaces de travail et locaux...
- Gérer les prestataires-clés : Vous entretenez des relations fluides avec les fournisseurs, notamment en informatique, pour garantir des outils performants et opérationnels.
Support de l'équipe et amélioration continue
- Appuyer l'équipe commerciale : Vous intervenez pour finaliser des propositions commerciales ou contribuer aux appels d'offres, afin de garantir leur qualité et leur conformité.
- Simplifier les process : Vous identifiez les tâches répétitives et proposez des solutions concrètes, notamment en collaboration avec Raphaëlle, notre experte en automatisation.
- Contribuer à la vie d'entreprise : Vous participez activement au dynamisme et à la convivialité du site, en soutenant les initiatives d'équipe.
Rattaché.e directement à la dirigeante et en lien de proximité avec notre RAF (qui est en temps partagé deux jours/ semaine), le poste est une fonction polyvalente dont nous vous détaillons les missions :
Gestion et Administratif
- Accueillir sur site et au téléphone les visiteurs, candidats, partenaires et fournisseurs : vous veillez que les conditions d'accueil soient chaleureuses, sécurisées et réactives.
- Traiter les factures fournisseurs et clients et les imputer en comptabilité : Vous êtes le lien opérationnel entre les flux financiers et notre cabinet d'expertise-comptable. Votre rôle est crucial pour garantir une comptabilité à jour et fiable.
- Assurer un recouvrement efficace : Vous appliquez et vous améliorez les pratiques de relance afin de sécuriser les encaissements tout en préservant la qualité de la relation client.
- Alimenter les tableaux de bord : Vous veillez à ce que les données financières et opérationnelles soient accessibles, fiables et exploitables, afin de soutenir la prise de décision.
Gestion RH
- Coordonner la paie : chaque mois, vous rassemblez les éléments variables et vous assurez la bonne transmission au service paie externalisé. L'objectif : des bulletins justes, des salaires versés dans les temps.
- Assurer le suivi de chaque collaborateur et collaboratrice depuis la préparation du contrat de travail à l'établissement des avenants et sorties d'effectifs éventuelles.
- Suivre le dossier social de chaque collaborateur et collaboratrice (formation, visites médicales, arrêts et congé maladie).
- Soutenir un environnement de travail optimal notamment en suivant le document unique d'évaluation des risques.
Gestion du site et moyens généraux
- Superviser la gestion locative : élaboration des quittances de loyer, calcul et répartition des charges annuelles, lien administratif et technique avec les occupants, en lien avec la dirigeante, assurer le suivi des petits travaux de maintenance, réparations nécessaires à l'entretien et au bon fonctionnement des espaces de travail et locaux...
- Gérer les prestataires-clés : Vous entretenez des relations fluides avec les fournisseurs, notamment en informatique, pour garantir des outils performants et opérationnels.
Support de l'équipe et amélioration continue
- Appuyer l'équipe commerciale : Vous intervenez pour finaliser des propositions commerciales ou contribuer aux appels d'offres, afin de garantir leur qualité et leur conformité.
- Simplifier les process : Vous identifiez les tâches répétitives et proposez des solutions concrètes, notamment en collaboration avec Raphaëlle, notre experte en automatisation.
- Contribuer à la vie d'entreprise : Vous participez activement au dynamisme et à la convivialité du site, en soutenant les initiatives d'équipe.
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