Assistant - Assistante de Direction H/F - Caisse Primaire Assurance Maladie Ain Bourg-en-Bresse - 01

Vos principales missions sont :
- Planifier les réunions des instances de gouvernance interne (comité de direction), organiser, prioriser et gérer les RDV, réunions et déplacements du comité de direction
- Rechercher et préparer les informations pour les réunions avec la Direction
- Assurer l'organisation matérielle des réunions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des RDV du comité de direction
- Assister ponctuellement les agents de Direction sur des travaux spécifiques (études, préparation de documents)
- Planifier, assister et rédiger les procès-verbaux des réunions avec les représentants du personnel et le conseil de l'organisme
- Gérer les relations avec le conseil et préparer les pièces pour l'ordonnancement des différentes indemnisations des conseillers
- Élaborer et mettre en forme des courriers et documents divers
- Diffuser les informations descendantes de la Caisse Nationale d'Assurance Maladie auprès des différents pilotes de processus
- Gérer la base documentaire de l'organisme
- Organiser et superviser les déplacements des collaborateurs de l'organisme selon les modalités définies (réservations de billets de train et hôtel)
- Diverses missions en collaboration avec l'Attachée de Direction

Compétences

- Maîtriser les techniques de prise de notes, de rédaction et de mise en forme des documents
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
- Etablir et entretenir des relations avec les différents partenaires internes et externes
- Discerner les informations confidentielles et ne diffuser que celles qui sont diffusables
- Organiser ses activités en fonction des priorités, des échéances et de l'organisation définie
- Utiliser de manière optimisée les logiciels et applications (maîtrise de Word et PowerPoint, connaissance d'Excel et être familiarisé(e) avec les outils de visioconférence Zoom et Teams)
- Relayer, transmettre et échanger les informations à l'écrit comme à l'oral, de manière claire et adaptée
- S'impliquer dans un travail d'équipe et être force de proposition
- Contribuer à une image positive de l'organisme et de la Sécurité Sociale
- Faire preuve de discrétion
- Etre rigoureux(se) et organisé(e)
- Avoir de bonnes qualités relationnelles

Le/la candidat(e) retenu(e) devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité du Système d'Information en vigueur dans l'organisme, respecter les règles de sécurité et notamment celles relatives au secret professionnel

Experience : 1 An(s) - formation ou expérience demandée

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités générales de sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.