Doc Controller H/F - Heliatec Saint-Ouen-sur-Seine - 93

  • Bac +2
  • Bac +3, Bac +4
  • Bac +5
  • BTP
Chez notre client, acteur de l'énergie, vos missions de Doc Controller F/H seront :

- Lecture des documents qualité et du cahier des charges concernant les exigences de gestion documentaire du projet

- Mise en place, en concertation avec le projet, de l'arborescence du projet et des Workflow de validation

- Pilotage de la mise en place du processus GED pour l'ensemble des participants au projet, y compris les membres du groupement MOE

- Assurance de la bonne installation de l'outil GED pour tous les utilisateurs du projet

- Formation et accompagnement des utilisateurs dans la prise en main de l'outil GED

- Rédaction des guides d'utilisation

- Participation à la rédaction de la procédure de gestion documentaire

- Accompagnement du projet dans la conduite du changement de l'outil GED

- Pilotage de la migration des documents produits du groupe Teams vers l'outil Mezzoteam

- Contrôle de l'utilisation des modèles et chartes graphiques utilisés dans le cadre du projet

- Contrôle de la cohérence de l'ensemble des supports (GED, papier, électronique)

- Contrôle du respect de l'utilisation des éléments de codification établis (qualité)

- Mise à jour et diffusion régulière de la liste des livrables

- Garantie de l'unicité des documents

- Contrôle des indices de révision

- Contrôle de la présence du format natif et PDF

- Contrôle du dépôt des documents à la date indiquée dans les listes prévisionnelles

- Diffusion des documents papier/électronique aux bons intervenants pour validation, information ou prise en compte, sur la base de la matrice de diffusion définie dans le cadre du projet

- Enregistrement dans le système établi (GED) des documents : bordereaux de diffusion, supports de formation, charte utilisateur, fiches questions/réponses.

Reporting GED Projet :

- Suivi de l'ensemble des documents entrants/sortants : nombre de documents déposés par entité, nombre de documents en retard, nombre de documents validés ou refusés

- Suivi des retours de validation et alerte à la direction de projet de tout retard

- Complétion du fichier de suivi relatif aux envois de documents et aux statuts de validation.

Accompagnement des utilisateurs :

- Communication des règles relatives à la documentation (Template, principe des indices de révision, codification des documents)

- Formation et accompagnement des utilisateurs sur les procédures et l'utilisation de l'outil GED (ou tout autre outil de gestion documentaire) du projet

- Mise à jour des supports de formation et des guides utilisateurs.

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