Doc Controller H/F - Heliatec Saint-Ouen-sur-Seine - 93
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- BTP
Chez notre client, acteur de l'énergie, vos missions de Doc Controller F/H seront :
- Lecture des documents qualité et du cahier des charges concernant les exigences de gestion documentaire du projet
- Mise en place, en concertation avec le projet, de l'arborescence du projet et des Workflow de validation
- Pilotage de la mise en place du processus GED pour l'ensemble des participants au projet, y compris les membres du groupement MOE
- Assurance de la bonne installation de l'outil GED pour tous les utilisateurs du projet
- Formation et accompagnement des utilisateurs dans la prise en main de l'outil GED
- Rédaction des guides d'utilisation
- Participation à la rédaction de la procédure de gestion documentaire
- Accompagnement du projet dans la conduite du changement de l'outil GED
- Pilotage de la migration des documents produits du groupe Teams vers l'outil Mezzoteam
- Contrôle de l'utilisation des modèles et chartes graphiques utilisés dans le cadre du projet
- Contrôle de la cohérence de l'ensemble des supports (GED, papier, électronique)
- Contrôle du respect de l'utilisation des éléments de codification établis (qualité)
- Mise à jour et diffusion régulière de la liste des livrables
- Garantie de l'unicité des documents
- Contrôle des indices de révision
- Contrôle de la présence du format natif et PDF
- Contrôle du dépôt des documents à la date indiquée dans les listes prévisionnelles
- Diffusion des documents papier/électronique aux bons intervenants pour validation, information ou prise en compte, sur la base de la matrice de diffusion définie dans le cadre du projet
- Enregistrement dans le système établi (GED) des documents : bordereaux de diffusion, supports de formation, charte utilisateur, fiches questions/réponses.
Reporting GED Projet :
- Suivi de l'ensemble des documents entrants/sortants : nombre de documents déposés par entité, nombre de documents en retard, nombre de documents validés ou refusés
- Suivi des retours de validation et alerte à la direction de projet de tout retard
- Complétion du fichier de suivi relatif aux envois de documents et aux statuts de validation.
Accompagnement des utilisateurs :
- Communication des règles relatives à la documentation (Template, principe des indices de révision, codification des documents)
- Formation et accompagnement des utilisateurs sur les procédures et l'utilisation de l'outil GED (ou tout autre outil de gestion documentaire) du projet
- Mise à jour des supports de formation et des guides utilisateurs.
- Lecture des documents qualité et du cahier des charges concernant les exigences de gestion documentaire du projet
- Mise en place, en concertation avec le projet, de l'arborescence du projet et des Workflow de validation
- Pilotage de la mise en place du processus GED pour l'ensemble des participants au projet, y compris les membres du groupement MOE
- Assurance de la bonne installation de l'outil GED pour tous les utilisateurs du projet
- Formation et accompagnement des utilisateurs dans la prise en main de l'outil GED
- Rédaction des guides d'utilisation
- Participation à la rédaction de la procédure de gestion documentaire
- Accompagnement du projet dans la conduite du changement de l'outil GED
- Pilotage de la migration des documents produits du groupe Teams vers l'outil Mezzoteam
- Contrôle de l'utilisation des modèles et chartes graphiques utilisés dans le cadre du projet
- Contrôle de la cohérence de l'ensemble des supports (GED, papier, électronique)
- Contrôle du respect de l'utilisation des éléments de codification établis (qualité)
- Mise à jour et diffusion régulière de la liste des livrables
- Garantie de l'unicité des documents
- Contrôle des indices de révision
- Contrôle de la présence du format natif et PDF
- Contrôle du dépôt des documents à la date indiquée dans les listes prévisionnelles
- Diffusion des documents papier/électronique aux bons intervenants pour validation, information ou prise en compte, sur la base de la matrice de diffusion définie dans le cadre du projet
- Enregistrement dans le système établi (GED) des documents : bordereaux de diffusion, supports de formation, charte utilisateur, fiches questions/réponses.
Reporting GED Projet :
- Suivi de l'ensemble des documents entrants/sortants : nombre de documents déposés par entité, nombre de documents en retard, nombre de documents validés ou refusés
- Suivi des retours de validation et alerte à la direction de projet de tout retard
- Complétion du fichier de suivi relatif aux envois de documents et aux statuts de validation.
Accompagnement des utilisateurs :
- Communication des règles relatives à la documentation (Template, principe des indices de révision, codification des documents)
- Formation et accompagnement des utilisateurs sur les procédures et l'utilisation de l'outil GED (ou tout autre outil de gestion documentaire) du projet
- Mise à jour des supports de formation et des guides utilisateurs.
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