Assistant administratif TCSPI
De formation dans le domaine du secrétariat ou en assistanat de gestion vous avez une expérience professionnelle réussie sur ce type de poste.
Vous êtes à l'aise avec l'environnement territorial.
Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques (suite Office) doublée de qualités rédactionnelles. Une connaissance du logiciel Sedit Marianne serait appréciée.
Votre connaissance des procédures administratives liées à la mobilité, urbanisme, environnement... est un plus.
Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité.
Vous avez le sens du contact et du service public.
Votre autonomie et votre capacité d'organisation vous permettent de vous adapter aux changements et gérer les priorités.
Vos réelles capacités à répondre aux consignes, votre rigueur, votre discrétion, votre sens de l'organisation et votre autonomie sont des conditions indispensables pour ce poste.
Description de la direction ou du service
Indissociable de la qualité de vie des habitants, la mobilité est une priorité pour le Grand Annecy qui définit les grandes orientations en matière de transports collectifs, d'infrastructures et de développement de nouvelles formes de mobilité. L'équipe mobilités, actuellement de 28 personnes, qui s'étoffe et se transforme, est prête à accueillir de nouvelles compétences.
Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint à la Mobilité, vous assistez la Direction des Mobilités, notamment le chef de service et les chefs de projet du TCSPi dans les fonctions de secrétariat, les finances, le suivi de courrier.
Vos missions
Missions de secrétariat :
* Vous assistez la Direction des Mobilités, et les chefs de projet dans les fonctions de secrétariat et de suivi juridique
* Vous gérez l'accueil physique et téléphonique
* Vous aidez à l'organisation des déplacements (établissement des ordres de mission, réservation des billets de trains...)
* Vous traitez le courrier : enregistrement, saisie, mise en forme, veille des circuits des parapheurs, envoi...
* Vous élaborez et mettez en forme les documents de présentation et les comptes rendus des réunions
* Vous remplacez l'assistante de direction pendant ses congés/absences
Missions de suivi et gestion administrative des dossiers
* Vous assurez la gestion administrative des dossiers en lien avec le projet du TCSPi : tenue des agendas, prise de rendez-vous, gestion des déplacements, montage des réunions (Comité technique, Comité de pilotage, suivi des réunions diverses...) et logistique associée (fixer les dates, réservations de salles, confirmations, plateaux repas...)
* Vous coordonnez les différents acteurs de la mobilité (internes : chargés de missions, assistante de direction, direction de la Mobilité et externes : prestataires extérieurs)
* Vous contribuez à la préparation des dossiers et organisez leur classement et archivage
* Vous suivez les états des conventions
* Vous tenez à jour les tableaux de suivi de l'activité
Missions de suivi financier
* Vous assurez le suivi du budget : élaboration des bons de commande, rapprochement des factures, transmission et classement
* Vous réalisez des commandes de fournitures (une connaissance du WEB 2 serait appréciée)
Pour des précisions sur le poste, vous pouvez contacter :
Catherine OPACKO, Chargé du secrétariat de direction générale adjointe mobilités au **.**.**.**.**
