Adjoint Administratif au Sein des Services Economiques H/F - Fédération Hospitalière de France Carcassonne - 11

Descriptif

Descriptif du poste :

Intitulé du poste

Adjoint Administratif au sein des Services Economiques

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Agent de catégorie C / Filière Administrative

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Famille : Achat et logistique / Sous-Famille : Agent de gestion administrative / Code Métier : 45S20

Unité Fonctionnelle

Pôle

4013 : Comptabilité mandatement

Finances-Services Eco-Contrôle Gestion-Admissions-Facturations-Relations Usagers

Localisation du poste de travail

Lieux d'intervention

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Présentation du service d'affectation

Le poste d'Adjoint Administratif est à pourvoir au sein de la Direction des Services Economiques.

C'est un poste à temps plein de Gestionnaire Administratif des Services Economiques qui nécessite des connaissances bureautiques/informatiques et comptables ainsi qu'une adaptabilité au travail et à l'équipe.

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste

Le Gestionnaire administratif a pour missions d'assurer la gestion du processus comptable des commandes, des liquidations et du mandatement des factures relatives aux comptes budgétaires dont il a la charge (selon les missions décrites ci-dessous).

Missions principales

Passation des commandes :
- Commandes liées aux comptes budgétaires dont il a la charge et commandes urgentes en l'absence de l'agent titulaire du poste.
- Traitement des commandes sur Asset +

Liquidation et Mandatement des factures :
- Réception des factures sur le portail CHORUS
- Rapprochement des factures et des commandes
- Contrôle du service fait
- Contrôle de l'exactitude de la facture au regard du marché et/ou devis et de la réception
- Scanner les factures réceptionnées au format papier (hors Chorus) pour une liquidation en pré démat
- Liquidation des factures
- Mandatement des liquidations
- Suivi et traitement des litiges et contentieux en lien avec l'encadrement, les fournisseurs et la Trésorerie

Suivi des engagements et liquidations sur les comptes d'exploitation :
- Participation à la clôture annuelle conformément aux procédures définies
- Contrôle trimestriel de l'état des commandes non réceptionnées et/ou non facturées

o Faire les corrections

o Annulation des reliquats

o Relance des fournisseurs- demander les duplicatas de factures

o Relance des personnes en charge de la validation du service fait

Missions annexes
- Interlocuteur de la Trésorerie dans les diverses demandes relatives à son domaine d'activité
- Participation, avec son cadre, à la formalisation et l'adaptation des procédures, protocoles, modes opératoires, consignes relatives aux différents domaines d'activités.
- Participation aux formations régulières Cpage domaine de la Gestion Economique et Financière (GEF)
- Continuité de service : renfort à ses collègues en cas d'absence (sur poste similaire)

Liaisons fonctionnelles

Relations internes et externes :

Services économiques,

· Services des finances,

· GAPM,

· Magasin central,

· Services de l'établissement,

· Fournisseurs,

· Transporteurs,

· Trésorerie.

Liens hiérarchiques

· Adjoint des cadres des Services Economiques,

· Responsable des Services Economiques.

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

CONNAISSANCES

Connaissance de l'établissement

Utiliser les outils bureautiques

Gérer simultanément plusieurs commandes et/ou dossiers

Connaissance de l'organisation des services de l'établissement

Notions de comptabilité

Connaissances des gestes et postures à adopter dans le cadre de la manutention de produits/fournitures

SAVOIR FAIRE

Assurer la commande/ la réception/la liquidation des commandes

Gestion des litiges

Utiliser le logiciel métier CPage

Utiliser les outils bureautique

SAVOIR ETRE

Rigueur

Capacités relationnelles

Sens de la collaboration, du travail en équipe

Autonomie

Réactivité

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Profil
- Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21

Conditions d'exercice

Rythme de travail :

Horaire fixe du Lundi au Vendredi

7h40 par jour compris dans l'amplitude du service : 8h-17h

Exigences physiques :

Autres renseignements

Visa de l'autorité hiérarchique

Stéphane HAFFEN

Directeur Responsable du pôle Finances-Services Economiques-Contrôle de Gestion-Admissions-Facturations-Relations avec les Usagers

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire

A rédiger par le service assurant la gestion du dossier du futur titulaire du poste

Cathy BETEILLE

Responsable des Services Economiques

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

**.**.**.**.**

[email protected]

Fiche émise le

4 juillet 2024

Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
- Connaissances en matière de Comptabilité
- Aisance avec les outils informatiques

Pré requis souhaités :

Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21

Diplôme requis :

Niveau Bac ou Bac +2