Assistante de Direction Centre Hospitalier de Bourg Achard H/F - Fédération Hospitalière de France Bourg-Achard - 27

Descriptif

ASSISTANTE DE DIRECTION :

Missions :
- Tenue et gestion de l'agenda du Directeur
- Elaboration des courriers courants - Rédaction et mise en forme du courrier de la direction et suivi de son expédition - Gestion et classement du courrier adressé à la Direction
- Rédaction de Notes et envoi dématérialisé - Relecture, correction et mise en forme de divers documents produits par l'établissement
- Prise de notes, frappe et mise en forme de rapports
- Gestion des instances et réunions de l'Etablissement (Directoire, Conseil de Surveillance, CME, SCE)
- Assurer toutes les missions du secrétariat de direction Courrier Direction - Ouverture, tri du courrier puis distribution dans les bannettes du courrier des divers services
- En amont, travail préparatoire avec les différents intervenants, afin de définir les ordres du jour (directeur, Président de CME, Responsable RH, organisation syndicale)
- Rédaction et envoi des convocations et des documents préparatoires
- Présence à ces instances/réunions afin de prendre des notes qui seront utilisées pour établir la rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus et diffusion des PV
- Gestion et réservation des salles de réunion, du matériel nécessaire (ordinateur, vidéo, réservation des repas de direction)
- Organisation des différents événements, en collaboration avec les Services RH et Economiques (cérémonies diverses telles que les voeux, départs à la retraite, remises de médailles du travail)

Savoir-Faire / Savoir Etre :
- Collaboratrice directe du Directeur, et interface privilégiée entre son supérieur et les différents intervenants, l'Assistant(e) de Direction doit :
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- Diffuser les informations attendues dans les délais
- Savoir gérer les priorités
- Savoir travailler de façon autonome mais toujours en lien avec le Directeur
- S'intéresser à la vie de l'établissement et être à l'écoute.

Profil recherché :

Baccalauréat secrétariat/BTS assistante de direction

Expérience en Secrétariat de Direction (3 ans)

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Publisher, PowerPoint

Utilisation de logiciels de communication : messagerie, navigateur internet

Permis B

Confidentialité et discrétion professionnelle absolue

Réactivité

Anticipation

Rigueur

Disponibilité

Savoir prioriser les urgences

Capacité de travailler en binôme

Sens de l'organisation et des contacts humains

Sens de la diplomatie et capacité d'écoute
- Poste de catégorie C dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée puis Contrat à Durée Indéterminée de droit public.
- Poste ouvert également à la mutation ou détachement
- Quotité de travail : 100% (temps partiel possible)
- Horaires : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 (30 minutes de pause midi)
- Responsables hiérarchiques : directeur Général et Directeur des Ressources Humaines

POSTE A POURVOIR AU 01/01/2025