Front Office Manager H/F - FLEX-O Nancy - 54

Le Front Office Manager H/F assure la gestion du site au quotidien et contribue activement à la rentabilité du site de sa ville de référence.

Vous aurez pour principales missions :

Service Client
- Être l'interlocuteur privilégié de tous les clients et visiteurs en fournissant un service professionnel en toutes circonstances
- Garantir une première impression exceptionnelle
- Suivre les process d'expérience clients en bonne collaboration avec le Sales Manager
- Maitriser les procédures et standards Flex-O de réception (« Front office ») : accueil, réception des colis, gestion des visiteurs, réponse téléphonique et délivrance des produits/services
- Gérer la relation client (de l'arrivée au départ) et la satisfaction client : gestion des demandes et des commandes, anticipation des besoins de façon proactive, fidélisation des clients existants et des nouveaux clients (longue durée comme courte durée)
- Résoudre tous les problèmes des clients / visiteurs et suivre leur résolution. A titre d'exemples : suivi des questionnaires de satisfaction, réponse aux tickets dans l'outil informatique, gestion des plaintes...
- Atteindre le niveau de taux de satisfaction client (NPS) défini par l'entreprise

Tenue du centre
- Appliquer le code vestimentaire (casual)
- Mettre à jour les affichages obligatoires
- Respecter le Guide des Standards dans tous les espaces du site
- S'assurer de l'entretien et de la propreté du site et de ses extérieurs
- Mettre en place les bureaux témoins
- Réaliser des audits semestriels Qualité et Standards
- Veiller à la mise en conformité du site (contrôles règlementaires)

Rentabilité
- Contribuer à la rentabilité du site en optimisant les revenus et en réduisant les coûts
- Générer des marges supplémentaires en proposant des services additionnels ou à plus fort revenu
- Animer le programme de parrainage et identifier les opportunités de développement de l'offre clients existants
- Appuyer le Sales Manager pour la planification et l'exécution des renouvellements de contrats clients, notamment en se répartissant la responsabilité des dossiers (bureau, domiciliation) - les Sales Managers conservant les cas clients complexes ou difficiles
- Contrôler quotidiennement les paiements clients et atteindre le niveau de taux de recouvrement attendu par Flex-O

Coordination de l'équipe
- Coordonner et participer à la formation du Receptionist
- S'assurer de la bonne compréhension et réalisation des missions et tâches au quotidien de l'équipe
- Préparer le planning et veiller à son respect
- Mener les entretiens individuels du Receptionist

Ventes
- En support du Sales Manager, être en mesure de faire visiter le site aux prospects
- Envoyer la proposition au client si besoin
- Transmettre toutes les informations nécessaires au Sales Manager pour finaliser la vente

Administratif
- Gérer les factures fournisseurs, vérifier la refacturation clients et maîtriser les marges qui y sont associées
- Superviser la facturation mensuelle des clients du centre
- Contrôler les paiements clients (vérification journalière de la balance, relances, suspension de services, suspension du contrat, etc.)

COMPETENCES REQUISES
- Autonomie et force de proposition
- Sens du service client très prononcé
- Etat d'esprit commercial
- Gestion des priorités et réactivité
- Organisation d'événements

FORMATION

Issu d'une formation commerciale ou hôtelière, vous avez une précédente expérience dans le domaine du service client, de l'hôtellerie ou de l'événementiel. Vous êtes très orienté résultats et avez à coeur de participer à la gestion de votre propre centre de profits. Vous souhaitez rejoindre une société en croissance qui se développe sur l'ensemble du territoire français.

FLEX-O créé des espaces de flexoffice et de coworking dans les métropoles françaises : Sophia Antipolis, Paris, Nantes, Lyon, Lille, Montpellier, Nice, Rennes, Bordeaux, etc.

Les espaces FLEX-O sont tous implantés dans des bâtiments neufs ou intégralement rénovés, dont l'écoresponsabilité est attestée par des certifications environnementales (BREEAM, HQE, WELL).

Ils sont stratégiquement localisés avec de nombreux services accessibles à pied (transports en commun, sports, activités, restauration, etc.).

FLEX-O propose des solutions de bureaux sur-mesure (court, moyen et long terme) afin que les entreprises (TPE, PME et Corporate) puissent totalement adapter leurs espaces de travail à leurs activités et ainsi bénéficier d'une réelle flexibilité, le tout couplé à une expérience client digitale créée et développée à 100% en interne par son propre service Recherche & Développement.

FLEX-O est détenu à 100% par le Groupe Courtin et a réalisé une levée de fonds de 15 millions d'Euros en mars 2021, ce qui lui permet de se déployer rapidement au niveau national.

Aujourd'hui, le réseau Flex-O compte 17 centres opérationnels et 50 de prévu d'ici 2027 ! Les effectifs de Flex-O grandissent vite pour accompagner cette expansion !

En 2023, nous avons recruté 20 nouveaux collaborateurs et nos équipes ont encore besoin de s'étoffer sur 2024 avec encore 20 nouveaux collaborateurs.