Gestionnaire Administratif Centre de Formation H/F - GMED Paris 15e - 75

GMED est un organisme notifié Français désigné au titre des Règlements (UE) 2017/745 et (UE) 2017/746 pour l'évaluation de la conformité des dispositifs médicaux (DM). Nous sommes également un organisme de référence à l'international dans le cadre de la certification des systèmes de management de la qualité (SMQ) des fabricants de DM.

Nous intervenons sur tout type de DM, notamment des produits à haut risque et ceux incluant des technologies innovantes, et sommes organisés par pôles d'expertise (DM actifs, DM implantables, DM de diagnostic in vitro (DIV) et DM complexes/invasifs/soins externes).

Notre expérience et notre connaissance du secteur des dispositifs médicaux nous permettent de proposer des parcours de formation répondant aux besoins des différents acteurs du secteur. L'organisme de formation GMED est certifié QUALIOPI.

Notre organisme de formation se distingue par ses approches pédagogiques novatrices et son expertise reconnue. Nos formations sont conçues et animées par un réseau de formateurs expérimentés, ayant une solide connaissance du terrain. Cette expérience est essentielle pour comprendre et répondre aux défis auxquels nos stagiaires sont confrontés, notamment dans un contexte réglementaire en constante évolution.

Nous plaçons le stagiaire au coeur de l'apprentissage. Nos responsables pédagogiques et formateurs, aguerris aux dernières méthodes pédagogiques, élaborent des objectifs et des programmes précis pour permettre l'acquisition des connaissances et compétences spécifiques au secteur du DM.
Avec une offre diversifiée pour 2024 et 2025, nous proposons des formations en présentiel et en virtuel : mise en oeuvre de la réglementation européenne et internationale, gestion des risques, conformité aux exigences des systèmes de management de la qualité ou maîtrise des procédés spéciaux.

Notre siège est situé à Paris 15ème, nous avons également une antenne à Saint-Etienne et trois filiales nord-américaine, britannique et asiatique.

Quel sera votre quotidien ?

Sous la supervision du Responsable du Centre de Formation, vos missions incluront :

La gestion administrative des formations :
- Saisie et gestion de fiches pédagogiques des actions de formation via le logiciel de pilotage (AGATE).
- Organiser les sessions de formation (conventions, inscriptions des stagiaires, attestations de formation).
- Valider et envoyer les convocations.
L'accueil et la logistique :
- Accueil des stagiaires et des formateurs sur le site de Paris.
- Réservation et/ou l'achat des ressources nécessaires (salles, matériels, repas, normes.).
- Préparation des salles de formation et gestion des repas en fonction des besoins.
Le suivi qualité et la satisfaction des stagiaires :
- Gestion des retours des stagiaires et des formateurs après les sessions de formation.
- Gestion des réclamations, notamment l'accusé de réception, et proposez des solutions adaptées.
- Suivi des indicateurs de satisfaction et veillez à la conformité avec les exigences Qualiopi.
Le soutien à la gestion commerciale et qualité :
- Participation à la passation des commandes pour les formateurs et assurez le suivi commercial (devis, facturation OPCO).
- Répondre aux questions des clients via la boîte mail dédiée au centre de formation.
- Soutien dans la gestion des CAPA, veille technique...

Experience : 3 An(s)

Compétences : Concevoir des supports de suivi et de gestion, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement, Utiliser les outils numériques, Savoir planifier, Capacité d'adaptation, Utiliser un outil de gestion de formation, Gestion de la relation client, Utiliser des outils de planification, Maîtrise d'Excel, Utiliser des outils de gestion client, Bonne organisation, Bonne communication, Réactivité

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Dans un contexte d'activité intense, avec environ 900 stagiaires par an et 100 sessions de formation, nous recherchons un gestionnaire administratif pour notre centre de formation qui assurera la gestion administrative, logistique et qualité des formations proposées par le centre de formation de GMED.
En collaboration avec le Responsable du Centre de Formation, vous jouerez un rôle clé dans l'organisation des sessions de formation et la satisfaction des participants et formateurs, tout en veillant à la conformité avec les exigences réglementaires et qualité.

Qui sommes-nous ?