Antls508 - Assistant de Direction Directeur H/F - Métropole Toulon Provence Méditerranée La Seyne-sur-Mer - 83

Gestion des demandes des administrés :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel : renseignements, enregistrement des doléances,
- Orienter les administrés en leur fournissant une information de premier niveau,
- Établir et suivre les demandes d'intervention dans le logiciel métier ATAL et les bons de travaux,
- Traiter les relances des doléances des administrés,
- Retranscrire et transmettre la demande au responsable/agents des régies concernés en cas de situation d'urgence,
- Assurer l'interface entre les administrés, la direction, les équipes techniques, les services municipaux et métropolitains.

Traitement des courriers et courriels :
- Réceptionner et traiter les courriers, dossiers, documents des services de la direction : enregistrement, saisie, tri, traitement, diffusion, suivi, classement, archivage,
- Lire et éditer les mails et messagerie des responsables en leur absence, pour enregistrement et suivi,
- Établir, suivre les procès-verbaux de réception de travaux et transmettre aux entreprises.

Suivi administratif des dossiers RH des agents des services rattachés à la Direction Voirie-Réseaux :
- Réaliser et renseigner des tableaux de bords permettant la gestion et suivi des absences, les formations et diverses habilitations métier,
- Gérer et suivre, en qualité de référent(e) congés, les congés annuels et RTT des agents de la direction : saisie, contrôle des droits,
- Transmettre au référent RH de l'antenne/au service paye, carrière et temps de travail les justificatifs d'absence des agents de la Direction : autorisations spéciales d'absence, arrêt de travail maladie etc.
- Établir les ordres de mission hors département (formations, concours, entretien véhicule...),
- Établir les états de frais de remboursement de déplacement,
- Renseigner les états d'astreintes et d'heures supplémentaires mensuels,
- Transmettre au Référent RH de l'antenne /à la DRH les justificatifs des agents permettant l'obtention de prestations,
- Réceptionner et remettre des prestations (tickets restaurant, participation COS) aux agents,
- Suivre les visites médicales.

Les « savoirs » :
- Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité,
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité,
- Connaissance du fonctionnement et rôle des autres collectivités,
- Connaissance de la cartographie de ville (nom et nature des voies),
- Connaissance des missions du service,
- Connaissance des techniques de secrétariat (Règles d'orthographe, syntaxe, grammaire, d'expression orale et écrite de qualité),
- Connaissance des techniques d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Connaissance des principes rédactionnels du compte rendu,
- Connaissance de la mise en place et de l'utilisation des tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Connaissance des techniques de voirie,
- Connaissance du vocabulaire et acronymes spécifiques à la voirie,
- Connaissance du standard téléphonique, annuaire internet, annuaire de la collectivité et des partenaires,
- Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Connaissances des outils informatiques et des logiciels de gestion (Open Office, ATAL, Logiciel courrier...).

Les « savoir-faire » :
- Établir une relation de confiance avec le cadre,
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat,
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les messages téléphoniques,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Gérer et actualiser une base d'informations,
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Suivre des projets et activités de la direction,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
- Saisir, suivre et expédier les PV de réception,
- Suivre et saisir les congés du service.

Les « savoir-être » :
- Sens du travail en équipe,
- Sens du service public,
- Qualités relationnelles (pédagogie, écoute, empathie, diplomatie, discrétion),
- Adaptabilité, réactivité,
- Disponibilité,
- Ponctualité,
- Autonomie,
- Rigueur, méthodologie.

- Assurer le secrétariat de la direction Voirie Réseaux
- Assister un directeur, un ou plusieurs chefs de service dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités des services de la direction en assurant des fonctions d'assistance administrative.